При наличных денежных расчетах в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг организации или индивидуальные предприниматели должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ, т. е. кассовые аппараты). Эта обязанность введена Законом о применении ККТ. Наличная оплата должна подтверждаться кассовым чеком. Но если наличные получены по иным основаниям, например, по договору займа, то пробивать кассовые чеки не следует.
Из данного правила есть три исключения.
Во-первых, организации и индивидуальные предприниматели при оказании услуг населению вместо ККМ вправе применять бланки строгой отчетности (БСО). В числе таких услуг – ремонт и техническое обслуживание бытовых приборов. Подобного инвентаря в организациях множество. Соответствующие БСО подтвердят расходы подотчетного лица на восстановление такой техники. Требования к этим оправдательным документам рассмотрены в разделе 1.8.
Во-вторых, ККМ могут не применять организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход (ЕНВД) (см. раздел 2.1). Вместо чека ККМ они вправе выдать документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Закон не определяет наименование такого документа – это может быть товарный чек, квитанция или др., но устанавливает для него обязательный состав сведений:
▪ наименование документа;
▪ порядковый номер документа, дату его выдачи;
▪ наименование – для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);
▪ идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;
▪ наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
▪ сумму оплаты в рублях;
▪ должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.
Документ выдается по требованию покупателя (клиента). Однако он не может применяться при оказании услуг населению по перечню ОК 002-93 (ОКУН), в этом случае прием денег удостоверяет БСО!
При соблюдении указанных условий претензий к документу не возникнет (письмо Минфина России от 22.10.2009 № 03-01-15/9-470).
ВНИМАНИЕ! Документ об оплате, выданный продавцом, переведенным на уплату ЕНВД, бланком строгой отчетности не является. В отличие от документа об оплате БСО выдается в обязательном порядке – вне зависимости от просьбы покупателя.
Потребитель обычно не знает, какой режим налогообложения применяет продавец и вправе ли он обходиться без ККМ. О том, по каким конкретным видам деятельности в вашем населенном пункте действует ЕНВД, можно узнать в своей налоговой инспекции. Тогда полученный документ о расходе не вызовет у вас опасений.
В-третьих, продажа товаров за наличный расчет без применения ККМ разрешена на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также в газетно-журнальных киосках. В таких условиях подотчетные лица чаще всего приобретают строительные материалы и инструменты, недорогой хозяйственный инвентарь, периодические печатные издания. При этом покупки совершаются в режиме розничной торговли и удостоверяются товарным чеком. Кассовых аппаратов продавцы не имеют и чеки ККМ не выдают.
Признается ли при таких обстоятельствах товарный чек оправдательным документом к авансовому отчету? На этот вопрос Минфин России письмом от 11.02.2009 № 03-11-06/3/28 ответил положительно. Ниже приведен фрагмент этого весьма актуального разъяснения, которым может воспользоваться менеджер. Ведь не секрет, что бухгалтеры принимают товарные чеки от подотчетных лиц крайне неохотно.