Креативные фрилансеры, уже привыкшие работать с компьютерами, не испытывают страха перед добавлением еще одной программы или онлайн-сервиса в свой арсенал инструментов. Однако многие программы бухгалтерского учета на компьютере содержат излишнее количество функций, таких как управление выплатами сотрудникам, контроль за продажами и отслеживание запасов на складе, которые не применимы для малых бизнесов. Пользователи программ, таких как AccountEdge, Bookkeeper, MYOB, Sage 50 и QuickBooks, часто сталкиваются с этой проблемой. Если вам дарят такую программу на открытие вашего бизнеса, не используйте все функции, а только те, которые применимы к вашей конкретной ситуации.

Какие же функции являются основными? Вот лучшие хиты финансов для фрилансеров:

Выставление счетов. Эта функция занимает первое место, потому что каждый фрилансер любит получать оплату.

Запись полученных платежей за выполненную работу и внесение средств на ваш банковский счет.

Выписка чеков или регистрация электронных платежей через онлайн-сервисы, такие как PayPal. Потому что люди, с которыми мы работаем, также любят получать оплату.

Отслеживание времени, затраченного на проекты. Если вы выставляете счета клиентам за часы работы, вам необходимо предоставить запись того, что вы для них делали. Учет времени позволит вам разбить свои часы и проекты до минуты. Вы также можете использовать отслеживание времени, чтобы определить, сколько времени вам требуется на выполнение работы. Это полезно знать, если вы выставляете счета за проект и базируете свою плату на количестве часов, умноженных на ваш почасовой тариф. (Более подробно об этом в главе 5.)

Генерирование отчетов, особенно избранных отчетов о прибыли и убытках.

Как уже упоминалось выше, существует множество программных продуктов, которые включают в себя эти пять функций, а также множество других. Если вы предпочитаете более простой подход к своей жизни бухгалтера, онлайн-приложения, такие как Blinksale, Cashboard, Freshbooks, LessAccounting и Simply Invoices, упрощают процесс и фокусируются на избранных функциях фрилансера, таких как создание оценок, выставление счетов и получение оплаты.

Один из пунктов нашего списка – просмотреть функции. Но что-то совсем иное – научиться использовать их на практике. Давайте вернемся к этому списку лучших функций и рассмотрим, как к ним подходить с точки зрения бухгалтера.

1. Отправка счетов с помощью бухгалтерского программного обеспечения включает выбор соответствующего клиента из списка ваших клиентов и выбор услуги, за которую вы выставляете счет. Если вы знаете термин «центры прибыли», то это и есть те услуги вашего фриланс-бизнеса, за которые вы получаете плату. Они будут включены в ваш план счетов, который я объясню вам в следующий момент.

2. Запись платежей – это очень интересно, потому что кто не любит получать деньги? Для этой задачи вам нужно найти, для какого счета вы получили платеж, применить платеж к этому счету, а затем подготовить свой банковский депозит. Некоторые программы и приложения даже могут уйти еще дальше и позволят вам совершить фактический депозит.

3. Заполнение чеков вручную может стать проблемой, так как для этого нужно иметь читаемый почерк и записать всю необходимую информацию в чековый регистр, что может вызвать стресс, если кто-то из супругов или деловых партнеров забудет это сделать. Однако, если использовать компьютер, то этот процесс будет проще и менее стрессовым. Вы можете выбрать компанию из списка поставщиков, ввести сумму и категорию расходов, после чего система автоматически заполнит чек, который вы можете напечатать и отправить.