Однако оптимизация расходов более сложный, рациональный и осмысленный процесс, чем экономия, потому что прежде чем минимизировать ненужные расходы, необходимо отследить, сам факт наличия таких расходов, оценить их удельный вес в расходах и то, как они влияют на финансовый результат.

Сейчас существует огромное количество различных приложений по ведению личного бюджета, но я не нашел ни одного достаточно подходящего. И первая причина как раз заключается в том, что расходы в них делятся, как правило, на слишком обобщенные категории, по примеру квартальных и годовых отчетов, которые были представлены выше. Поэтому я предпочитаю вести ежемесячный учет расходов в Google-таблицах. Процесс фиксации расходов в Google-таблице занимает столько же времени, сколько и в приложении, а учет можно вести с любого устройства, при этом данные находятся в облачном хранилище и при смене устройства не теряются. Важным преимуществом Google-таблиц является возможность модифицировать их под потребности пользователя – делать больше или меньше категорий, изменять шрифт, добавлять выделения, а также создавать графики, чтобы данные имели большую наглядность. Конечно, это потребует минимальных знаний Excel, но, во-первых, часть рекомендаций я представлю на страницах этой книги, а во-вторых, я, действительно, считаю, что человек, решительно настроенный на изменение своей жизни и улучшение своего благосостояния, должен быть морально готов к совершению ранее непривычных действий, например, по ведению учета, а также к обучению в этой области.

Разбор порядка ведения учета ежемесячных расходов будем делать на примере отчетов за первый квартал 2025 года. Для начала сделаю небольшое пояснение. Ежемесячный отчет состоит из нескольких связанных таблиц, расположенных друг под другом на одном листе. Верхняя таблица «Таблица учета месячных расходов» содержит итоговые значения расходов по всем категориям, а также разницу между плановыми и фактическими значениями. При этом важно отметить, что в этой таблице я использую термин «располагаемая сумма». Эта сумма состоит из суммы плана по категории и образованной разницы с предыдущих периодов по соответствующей категории расходов, и в зависимости от того, какая была разница (положительная или отрицательная), располагаемая сумма может быть больше или меньше плановой, зафиксированной в БДР. Далее отчет включает таблицу учета расходов по категориям, где учитываются расходы на конкретные виды товаров и услуг. Поскольку для себя я определил 5 больших категорий переменных расходов, то и учет ведется по данным категориям. Но в силу того, что таблица большая, нет технической возможности представить ее в полном виде. Поэтому дальнейший разбор будем проводить, рассматривая ее составные части по отдельности.

Итак, ниже представлена Таблица учета месячных расходов Январь 2025 года. Для удобства объяснения я выделил разными цветами необходимые столбцы и строки.

Фиолетовым цветом выделен столбец с названием «Сумма фактических расходов по категориям». В нем содержится сумма месячных расходов по каждой из категорий.

Бирюзовым выделена часть строки №15. В каждой ячейке этой строки содержится общая сумма всех переменных расходов за неделю. Период, за который этот расчет производится, прописан в строке №3. Это сделано для того, что можно было видеть, в какие недели месяца было наибольшее или наименьшее количество расходов.

Но главное, на что нужно обратить внимание – это формула в выделенной ячейке B9 – в ней содержится ссылка на лист «БДР на 2025 год». Я предпочитаю минимизировать усилия, поэтому мне лень постоянно вручную вписывать значения. Во-первых, можно допустить ошибку, а расчеты, даже личные, любят точность. Во-вторых, исправление в одном отчете порождает необходимость менять данные во всех отчетах, что очень долго по времени. Вдобавок всегда есть риск пропустить что-то и не внести исправление, а когда итоговые цифры не сойдутся, придется очень долго искать место ошибки. И подобные ссылки позволяют вносить изменения в несколько таблиц одновременно. Также подобные перекрестные ссылки позволяют моделировать ситуации. Например, можно изменить какие-то параметры одного и нескольких отчетов и посмотреть, как это повлияет на общий финансовый результат, чтобы взвешенно и своевременно принимать те или иные финансовые решения.