Объем вовлеченности администратора в этот процесс может различаться в разных салонах, но часто включает следующие задачи:

• Ведение учета остатков:

Методы: учет может вестись в CRM-системе (если есть модуль «Склад»), в отдельных программах или в таблицах Excel. Администратор может отвечать за внесение данных о поступлении товара и списании (если это не автоматизировано или не делается мастерами).

Важность: точный учет позволяет видеть реальные остатки и своевременно планировать закупки.

• Контроль минимальных остатков:

Принцип: для ключевых и часто используемых позиций (например, ходовые цвета гель-лаков, перчатки определенного размера, основной дезинфектант) устанавливается минимальный уровень запаса.

Действия администратора: регулярно (например, ежедневно или раз в несколько дней) проверять остатки этих позиций. При достижении минимального уровня – инициировать заказ или внести позицию в заявку.

• Сбор заявок от мастеров:

Процесс: мастера могут сообщать администратору о заканчивающихся материалах или о потребности в специфических продуктах для конкретных клиентов. Администратор систематизирует эти заявки.

• Формирование общей заявки поставщику:

Процесс: на основе данных об остатках, минимальных лимитах и заявках от мастеров, администратор (самостоятельно или совместно с управляющим) формирует консолидированную заявку поставщику (ам).

Важно: проверять актуальность цен и наличие товара у поставщика перед отправкой заявки.

• Приемка товара:

Обязанности: при получении товара от поставщика администратор должен сверить фактическое количество и ассортимент с накладной и заявкой, проверить сроки годности и целостность упаковки. При выявлении расхождений – оформить необходимые документы и сообщить руководству/поставщику.

• Организация хранения:

Задачи: разместить полученный товар в местах хранения (склад, шкафы) в соответствии с правилами (например, соблюдая товарное соседство, температурный режим), обеспечить легкий доступ к материалам для мастеров. Следить за порядком в местах хранения.

Совет: наладьте четкую систему коммуникации с мастерами по поводу материалов. Используйте общие чаты, специальные бланки заявок или функции CRM, чтобы процесс сбора потребностей был удобным и не приводил к потерям информации.

Администратор находится в центре коммуникационных потоков внутри салона. От его умения эффективно взаимодействовать как с мастерами, так и с руководством, зависит слаженность работы всей команды, оперативность решения проблем и общая атмосфера в коллективе. Недопонимание, конфликты или несвоевременная передача информации могут привести к ошибкам в обслуживании клиентов и снижению эффективности работы.

Коммуникация с мастерами:

Выстраивание конструктивных и уважительных отношений с мастерами – залог успешной командной работы.

• Передача информации о клиентах и записи: четко и своевременно доносить до мастера информацию о предстоящем клиенте (имя, услуга, особые пожелания из CRM, информация об опоздании). Корректно информировать об изменениях в расписании.

• Координация расписания: согласовывать с мастерами возможные переносы записей, учитывать их пожелания по графику (в рамках установленных правил), оперативно информировать о «окнах» или, наоборот, о плотной записи.

• Решение операционных вопросов: помогать мастерам в решении мелких проблем (закончился материал, нужна помощь с оборудованием, вопрос по клиенту). Быть связующим звеном между мастером и руководством по бытовым и организационным вопросам.