Спросив руководителя, которого я обучаю, о трех главных приоритетах, я изучаю его календарь за последние несколько недель и прошу обвести маркером все встречи, задачи или временны́е интервалы, относящиеся к этим трем приоритетам. Очень быстро становится ясно, соответствует ли потраченное время приоритетам. Это отличный способ увидеть, чем вы на самом деле занимаетесь. Определив, что важно, нужно понять: тратите ли вы бо́льшую часть своего времени на эти вещи? Ваше время – самая главная валюта: ваш подлинный приоритет – это то, на что вы расходуете время. Календарь всегда говорит правду. Он показывает, действительно ли вы тратите свое время на то, что для вас важно.

А как быть с теми делами, которые не входят в тройку ваших приоритетов (гравий и песок, которым все еще необходимо место в банке)? Конечно, у вас будет не только три основных направления деятельности. Но многие ошибаются, позволяя мелким делам занимать бо́льшую часть времени и заполнять все пространство в банке, прежде чем туда попадут крупные камни. Бесконечные побочные проекты, незаметно накапливаясь, в итоге поглощают огромные объемы времени. Вы хотите реорганизовать свою команду, но вместо этого тратите время на многодневные внешние совещания в другой рабочей группе. Вы хотите проводить больше времени с детьми, но вместо этого выполняете второстепенные задания, вынуждающие задерживаться на работе. Знакомо?

Определяя приоритеты, думайте о себе из будущего – т. е. о том, каким вы будете через несколько недель, месяцев или лет, когда ваши сегодняшние задачи останутся в прошлом. Будете ли вы в будущем довольны, что потратили свое время именно так? Не стоит ли отказаться от этого и сосредоточиться на действительно нужных вещах? Хорошая практика – писать проект своих квартальных или годовых достижений в начале отчетного периода и в дальнейшем следить, как вы выполняете план.

Один из величайших руководителей, с которым я работала, проводил ежегодный «разбор полетов» в начале года. Он показывал презентацию о том, как мы достигли целевых показателей продаж, где не заметили подводных камней и потеряли время, в чем действительно преуспели и почему, что могли бы сделать лучше. Все это были предположения, но они позволяли представить, как в конце года будущие мы будем сидеть на этом же месте. Мы даже визуализировали, что будем чувствовать, если его прогнозы сбудутся (и что – если они окажутся неверными). Эта стратегия заряжала на успешный год, заставляя думать о его завершении и о нас в будущем задолго до того, как оно наступало.

«Привет, я в отпуске. Если у вас чрезвычайная ситуация, звоните 9-1-1. Чед».

Так выглядело сообщение Чеда о том, что его нет в офисе, – язвительно, зато доступно. Так называемые авралы часто превращаются в «чрезвычайные ситуации» – и срывают запланированные дела.

Сотрудники, определившие свои приоритеты, часто потом говорят: «Да, я расставил акценты, спланировал время, а потом… начались авралы!» Конечно, это бывает – и затрудняет выделение места для приоритетов в вашем календаре. Поэтому лучше всего решать срочные вопросы до того, как они возникли. Это кажется невозможным, но только до тех пор, пока вы не выделите в своем графике время для срочных и непредсказуемых дел. Вот несколько стратегий, которые помогут заблаговременно справиться с неотложными делами:

1. Каждый день выделяйте время на неотложные дела. Томас Куриан, генеральный директор Google Cloud, каждый день предусматривает час для срочных дел. Он подчеркивает это в своем руководстве «Как работать со мной» (подробнее об этом позже) и каждый день назначает одно и то же время. Таким образом, если появляются срочные дела, у него всегда есть время, чтобы заняться ими без ущерба для всего остального. Кроме того, его сотрудники знают, что это время каждый день одинаково, поэтому все, кому нужно срочно поговорить с боссом, могут запланировать встречу. Если ничего срочного не происходит, Томас может спокойно поработать или проверить электронную почту. Примерно так же организуют приемные часы преподаватели в колледже – они всегда доступны в одно и то же время, но если никто не приходит, они просто работают.