Второй совет. Помните пословицу: со своим уставом в чужой монастырь не ходят? Вот таким уставом для государственных органов, включая суды, являются их инструкции по делопроизводству и административные регламенты.

Словом, не зная броду (инструкции по делопроизводству и административные регламенты), не заходи в акваторию порта.

Но вернемся в родную гавань, то есть в адвокатский кабинет.

Основные виды документов, образующихся в деятельности адвоката и сроки их хранения (иногда изложенные косвенным образом), содержатся в Законе об адвокатской деятельности, НК РФ, ГК РФ, Законе об архивном деле, Законе о бухгалтерском учете и иных федеральных законах и нормативных правовых актах.

Сроки хранения иных документов, образующихся в деятельности адвоката, содержатся в перечнях типовых (управленческих архивных) документов, которых на моем веку было утверждено несколько: в 1988 году (Изданы в 1989, действовали по 16.12.2020), в 2001 году (действовали по 25.08.2010), в 2019 году (изданы в 2020 году, действуют в настоящее время).

Особенностью перечней является то, что они действуют в отношении документов, законченных делопроизводством в год действия соответствующего перечня.

Так, согласно частям первой-второй статьи 22.1 Закона об архивном деле, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.

С учетом того, что Закон об адвокатской деятельности вступил в действие с 1 июля 2002 года, а адвокатские кабинеты создавались после 1 января 2003 года, документы по личному составу на работников адвокатских кабинетов должны храниться 50 лет, но могут быть переданы в архивы, хранящие документы по личному составу.

Подведем краткий итог. Налаженное делопроизводство важно как для адвоката, работающего в одиночку, так и при работе адвоката с помощниками, стажерами, секретарями и другими специалистами, причастными к делопроизводству в адвокатском кабинете.

Оформление документов в адвокатском кабинете.

Знает адвокат правила оформления документов или нет видно сразу, достаточно посмотреть как он оформляет дату в документе, ставит или не ставит печать на соответствующий документ.

Согласно пункту 5.10 ГОСТ на ОРД дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.,

все остальные варианты написания говорят о незнании составителем документа или адвокатом требований к оформлению документов.

Что важно знать для грамотного составления документа.

Стандарт опирается на нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Кроме того, стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

Положения стандарта распространяются как на документы на бумажном носителе, так и на электронном носителе.