● постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

● опыт как основу для будущей потребности во времени;

● исходные позиции для совершенствования применяемой вами методики работы и распределения времени.

3. Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Их можно разделить на долго-, средне– и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные.

4. Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.

5. Планирование времени должно быть реалистичным – планируйте только то, что вы можете сделать реально и гибким – вы планируете, чтобы достигались ваши цели, поэтому планы могут приспосабливаться.

6. Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.

7. Составляйте свои планы в письменной форме, лучше на отдельных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, кроме того, там же можно фиксировать результаты.

8. Устанавливайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует. Опыт показывает, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Важно устанавливать и точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Обязательно четко фиксируйте для себя к какому конкретно времени вы должны завершить работу.

9. Устанавливайте приоритеты важности, точно определяйте, какому делу какого рода вы отдаете приоритеты. Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от «тирании» спешных дел. Помните, что самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают большую часть нашего драгоценного времени.

Кроме рационального распределения времени большое значение на результаты работы оказывает организация рабочего места и оформление помещения.

Каждый работник должен знать свое место, свои обязанности, знать, за что он отвечает. Очень важно, чтобы каждый сотрудник сохранил человеческую порядочность. В то же время, фирма должна защищать своих работников, создавать им нормальные условия труда, давать гарантии социальной защиты.

Показная роскошь офиса, наличие не имеющих отношения к делу дорогостоящих и захламляющих помещение атрибутов наводят на размышление о расточительстве, отсутствие хорошего вкуса и неумение рационально организовать свое рабочее место. При оформлении офиса надо учитывать, что каждый постоянно работающий в фирме сотрудник имеет собственное рабочее место, за которое он должен нести ответственность. Для правильной организации рабочего места можно воспользоваться рекомендациями, предложенными американским социологом и консультантом по менеджменту Джень Ягер:

1. Захламленный стол производит отталкивающее впечатление, т.е. рабочий стол не должен быть захламлен кучей бумаги, что производит неряшливый вид.

2. Постарайтесь не обедать за рабочим столом, во избежание порчи документов, и поэтому желательно иметь в офисе специально устроенное место, где можно пообедать.

3. Воспринимайте офис как свой дом и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона.

4. Следите, чтобы в вашем кабинете всегда было чисто и опрятно.

5. Номера телефонов и документов, которые доверили лично вам, храните так, чтобы их не смогли прочесть другие работники фирмы или посетители.