Прогнозы продаж могут быть экспертными (прогноз строится профессионалами сбытовых и маркетинговых служб на основе личного опыта и знания рыночной ситуации), статистическими (метод «наивного прогноза», метод долгосрочной средней, метод скользящей средней, метод взвешенной экспоненциальной средней; анализируют динамику продаж, выявив основные тенденции изменения спроса в зависимости от сезонности, специальных акций и т. п.), совместными (комбинации экспертных и статистических методов). Необходимо учесть и горизонт прогноза (примерный остаток времени, на который следует строить прогноз спроса. Если для пополнения запаса товара не требуется много времени (например, поставка приходит за две недели), то горизонт прогноза можно ограничить ближайшим будущим. Если товар надо ждать три месяца, то горизонт составит 90 дней с даты построения прогноза).
Определение страхового запаса по каждой позиции (т. е. постоянной, неприкосновенной части запасов, предназначенной для непрерывного снабжения компании в случае сбоев в поставке или непредвиденного возрастания спроса). Рассчитывается по формуле «предполагаемое время задержки поставки × средний дневной спрос».
Определение точки заказа (иногда ее называют точкой перезаказа) – нижней границы товарного запаса, при достижении которой необходимо организовать очередной заказ. Рассчитывается по формуле «средний дневной спрос × подготовительный период на поставку товара + страховой запас».
Формула оптимального заказа (формула Уилсона (или Вильсона)) помогает найти оптимальное для заказа количество товара, при котором издержки на его поставку и хранение минимальны. Это называется «экономически обоснованный заказ» (ЭОЗ).
Чтобы рассчитать ЭОЗ, нужно знать издержки пополнения заказа, издержки хранения, ежедневный спрос, стоимость единицы товара в закупочных ценах и общее количество дней, когда товар находится в продаже, за год.
Следует сказать еще вот о чем, применяя те или иные формулы на практике. Все математические методы прогнозов и расчетов справедливы в первую очередь для товаров со стабильным спросом, так как одна из основных переменных во многих уравнениях – это «спрос». А на спрос влияет поведение покупателей, поставщиков, наличие или отсутствие товаров-заменителей, конкуренты и их активность, квалификация продавцов и отношение их к продаваемому товару, выкладка, цена, этапы жизненного цикла и еще многое другое (наличие парковки, погода, реклама и т. д.). Поэтому никакая формула не заменит опыт и квалификацию закупщика и его способность принимать решения на основе многих данных.
Шаг 4. Подготовка и оформление заявки на товар поставщику
На основании всех вышеизложенных инструментов менеджер по закупкам оформляет собственно заказ или заявку на поставку.
Инструмент: заказ, база данных по поставщику, реже – электронный заказ.
Форма заявки может быть любой: устной – в случае простого заказа однотипного товара, который уже давно поставляется и не требует никаких дополнительных согласований с поставщиком («Поставьте, пожалуйста, десять упаковок товара Х, артикул такой-то»); письменной – в электронной форме (опять же форма заявки произвольная – простое перечисление позиций или бланк-заявка по согласованной с поставщиком форме). Каждая компания вырабатывает ту форму заказа, которая ей удобнее. Письменная форма предпочтительнее, так как дает возможность сверить затем подтверждение с самой заявкой и проверить, те ли позиции и в том ли количестве нам будут поставлены.
Наша рекомендация: даже простые заявки оформлять в письменном виде, используя все данные из базы данных. Это дает возможность действовать быстро (не нужно писать лишнее, так как простым копированием можно дополнять разные позиции), заранее рассчитать стоимость и величину заказа. Поставщик, получая такую заявку, знает, что менеджер, приславший ее, контролирует ситуацию и вероятность того, что в заявку попадет «лишний» товар, будет минимальна. Кроме того, заранее рассчитанную поставку проще сверять с подтверждением – до статочно лишь сверить итоговые суммы, чтобы убедиться, что расхождений нет (или, наоборот, они есть).