3. Рекомендуем хранить устаревшие каталоги и техническую информацию, т. е. вести архив данных по товару. Особенно это касается технически сложных товаров, т. е. тех, для которых могут понадобиться запасные части или детали. Это позволяет быть в курсе тенденций поставщика в части изменения товарных линеек, коллекций и цен.
Пример из личной практики. В 2000-е годы, работая закупщиком, я занималась сантехникой и поставками санитарной керамики (раковин, ванн, унитазов и т. п.) от известной финской фирмы. У меня хранился архив каталогов этой фирмы с 1979 года. Однажды в компанию обратился покупатель, который искал запасную деталь для системы смыва бачка – его модель смыва была примерно 90-х годов. Я знала о том, что завод выпускал детали и запчасти к своему товару в течение 25 лет (!) с момента, как товар был снят производства. По старым каталогам и номеру мы нашли эту деталь, узнали о наличии ее на заводе, и через короткое время довольный клиент получил свой заказ.
Шаг 3. Нужное количество и качество
Оформление и отправка заказа
Итак, потребность в товаре существует. Поставщик определен. Имеются все данные по товару. Теперь необходимо определиться собственно с номенклатурой и количеством.
Инструмент: ABC–XYZ-анализ, отчет по оборачиваемости, отчет по товародвижению (продажам, остаткам), прогноз продаж, величина страхового запаса, оптимальный размер заказа.
Об этих и некоторых других инструментах подробно см. в главе 4, однако обзорно мы эти инструменты рассмотрим. Использовать только один анализ (например, только АВС-анализ) опасно, так как можно не увидеть важных тенденций (например, ухудшение оборачиваемости или растущий спрос на товар).
Это самая важная часть работы менеджера по закупкам. От правильного количества товара будет зависеть и то, насколько фирма обеспечена товаром, и то, эффективно ли расходуются оборотные средства компании.
АВС-анализ – это ранжирование ассортимента по разным параметрам (обороту и прибыли).
Товары А – самые важные товары, приносящие первые 50 % оборота и прибыли.
Товары В – «средние» по важности, приносящие еще 30 % оборота и прибыли.
Товары С – «другие» товары, приносящие остальные 20 % оборота и прибыли.
XYZ-анализ – математически-статистический метод, позволяющий анализировать и прогнозировать стабильность продаж отдельных видов товаров и колебания уровня потребления тех или иных товаров. Чем стабильнее спрос на товар, тем легче мы им управляем, тем ниже потребность в товарных запасах, тем легче планировать движение продукта.
Совмещенный АВС-XYZ-анализ позволит регулировать складской запас и вырабатывать правильную закупочную политику в отношении разных товаров (какие товары возить с увеличенным страховым запасом, какие можно возить фиксированным заказом и т. д.). Также с помощью этих данных можно распределить свои усилия по наблюдению над разными товарами: что требует постоянного и тщательного наблюдения, а что можно проверять время от времени.
Оборачиваемость – это число оборотов в разах или днях среднего товарного остатка за некий отчетный период (месяц, неделю). Основная цель анализа оборачиваемости запасов – определить те товары, у которых скорость цикла «товар – деньги – товар» минимальна, чтобы принимать решение об их дальнейшей судьбе. Важно отслеживать динамику изменения оборачиваемости – сравнить с прошлым периодом, с аналогичным периодом прошлого года. Ухудшение оборачиваемости может свидетельствовать либо о падении спроса, либо об избыточном запасе.
Отчет по продажам и остаткам – данные по количеству проданного и оставшегося на складе на данный момент товара. Необходимо не просто опираться на цифры из отчета, но помнить при заказе о сезонности и о том, на какой стадии жизненного цикла товар находится (растет его потребление или падает).