На Оргкомитете принимались решения не только по политическим и крупным финансово-экономическим вопросам, но и определялся порядок взаимодействия министерств и ведомств в ходе подготовки к председательству, устанавливались сроки готовности объектов и отдельных элементов системы обеспечения процесса подготовки и проведения саммита, назначались ответственные за конкретные направления подготовки к российскому председательству.
Секретариат Оргкомитета возглавлял Вязалов Сергей Юрьевич, заместитель начальника управления Президента Российской Федерации по внешней политике. Руководитель, имевший большой опыт работы в хозяйственной, финансовой, исполнительной власти регионального и федерального уровня, знакомый с реалиями положения дел в Санкт-Петербурге.
Роль и обязанности секретариата Оргкомитета выполнял созданный в 2005 году в структуре Управления Президента Российской Федерации по внешней политике департамент по подготовке и обеспечению председательства Российской Федерации в «Группе восьми». Причем персонал департамента принимался на работу в Администрацию Президента Российской Федерации по договору на срок до 31 декабря 2006 года, то есть до окончания российского председательства в «клубе ведущих государств мира».
Начальником департамента по обеспечению председательства России в «Группе восьми» назначили Кобякова Антона Анатольевича, многостороннего специалиста по организации мероприятий и процессов, ранее работавшего заместителем губернатора Кемеровской области.
Департамент по подготовке и обеспечению председательства Российской Федерации в «Группе восьми» отвечал за организационное, документационное и информационно-аналитическое обеспечение деятельности Оргкомитета, координировал работу ответственных и участвующих в обеспечении российского председательства структур, решал организационно-технические вопросы, готовил заседания Оргкомитета.
В составе департамента насчитывалось шесть сотрудников, из них двое – недавние выпускники вузов.
У всех сотрудников департамента рабочий день был ненормированным, напряженным из-за количества и неординарности решаемых задач, продолжительным по времени и разнообразным по выполняемым функциям, то есть – как в пословице «и швец, и жнец, и на дуде игрец».
Начальнику департамента приходилось одновременно отвечать за процессы «генерации идей», координации действий ведомств и органов власти, анализа хода подготовки российского председательства, разработки технических заданий, оформления проектов протоколов Оргкомитета и протокольных решений, постоянно держать на контроле ход выполнения поручений и решений Оргкомитета, а также решать множество других сопутствующих задач.
1.2. Определение основных субъектов и объектов деятельности, формирование рабочих групп
На первом заседании, состоявшемся 23 декабря 2004 года, рассматривался вопрос «О задачах федеральных ведомств по обеспечению подготовки российского председательства в «Группе восьми» в 2006 году, о работе Оргкомитета и секретариата, о сроках и месте проведения саммита». Председатель Оргкомитета С.Э. Приходько подчеркнул, что «обеспечение предстоящего председательства становится важнейшей внешнеполитической и общегосударственной задачей». Оргкомитет отметил, что подготовка и проведение российского председательства потребует адекватного бюджетного финансирования.
На начальном этапе работы Оргкомитета определялась целесообразность и степень участия в подготовке к председательству Российской Федерации в «Группе восьми» различных министерств и ведомств. При этом учитывались их возможности по достижению поставленных задач и потребности в людских, финансовых и материально-технических средствах.