3) бюджетные формы;

4) пояснения к наиболее сложным формам.

В нашей консалтинговой компании мы предпочитаем размещать в той же книге схемы формирования основных бюджетных форм (см. рис. 3.1) – без схематического изображения процесса модель трудно воспринимается пользователями.

Рис. 3.1. Схема формирования бюджета расходов и доходов

Для наглядности приводим содержание такой книги таблиц:

Главным критерием завершенности предварительной модели является то, что ею можно пользоваться как инструментом бюджетного управления. Конечно, использование электронных таблиц в масштабах компании при наличии более 10 ЦФО не эффективно (причины будут раскрыты в главе 4 «Технологическая поддержка управленческого учета»). Но если ваша Excel-модель может быть использована хотя бы в рамках финансового отдела и вы протестировали эту возможность на одном из бюджетных периодов, значит, модель построена корректно, и значительных проблем на стадии ее перевода в реальную промышленную систему бюджетного управления возникнуть не должно.

I. Регламент устанавливает правила бюджетного управления и описывает процедуры составления бюджетов, их консолидации, анализа, пересмотра и утверждения. Помимо этого, документ затрагивает порядок предоставления данных, их состав, принципы учета и обработки плановой, а также отчетной информации, права и обязанности участников бюджетного процесса. В тезаурусе вводятся основные сокращения, аббревиатуры и понятия, используемые в документе.

II. Принципы выполнения процесса бюджетного управления

В следующих разделах суть этих принципов будет расписана более подробно с привлечением непосредственных участников бюджетного процесса в цепочке их взаимодействия. Поэтому после первичного описания здесь достаточно дать ссылки на соответствующие пункты.

Принцип определения ответственности

Теория управления по центрам ответственности требует первоначального составления списков:

1) ЦФО, которые предоставляют бюджетные данные;

2) ответственных за согласование и утверждение бюджетных данных;

3) принимающих решение о платежах, превышающих бюджетные значения статей;

4) ответственных за предоставление фактических данных.

Принцип последовательности

Декларирует поэтапное получение бюджетных данных. Сама последовательность формирования бюджетов описывается в пункте IV.

Принцип итерационности

Допускает повторение некоторых этапов бюджетного процесса, чтобы конечный результат удовлетворял всех заинтересованных лиц.

III. Структура управления процессом бюджетирования

Управление процессом бюджетирования осуществляется на основании утвержденной финансовой структуры, формирование которой описано в разделе 6.2 в «Положении о финансовой структуре».

Первоначально указываются подразделения, которые принимают участие в бюджетном процессе, например:

1. Центры финансовой ответственности (ЦФО).

2. Финансовые департаменты группы.

3. Бюджетный комитет.

4. Наблюдательный совет.

Состав каждого подразделения далее раскрывается подробно.

1. Необходимо дать определение ЦФО (что понимается под этим обозначением), а также привести полный список бюджетов и центров ответственности в приложении. Кроме функции заполнения собственных бюджетов на некоторые ЦФО возлагается функция согласования бюджетов других (подчиненных или смежных) ЦФО.

• Финансовые департаменты. Нужно перечислить их функции, которые по большей части сводятся к контролю составления бюджетов ЦФО и проведению план-факт анализа.

• Бюджетный комитет отвечает за согласование, контроль и утверждение бюджетов компании. Обычно в него входят контролеры, ответственные за бюджетный процесс в целом, а также, в случае с холдингом, топ-менеджеры дочерних компаний. В функции бюджетного комитета, помимо разработки регламента бюджетного управления, входит установление целевых показателей и величины допустимых отклонений фактических значений от плановых.