Ремарка

Если сложно сформировать ТЗ самостоятельно (например: не хватает предметных знаний) или не хватает времени на детальное составление ТЗ, то бывает полезным пригласить предварительно независимого консультанта, который это ТЗ сформирует.

И лишь затем уже под это ТЗ приглашать консультантов разработчиков и внедренцев, объявлять конкурс и выбирать подрядчика.

Чем подробнее ТЗ, тем лучше, но обязательный минимум таков:

• зафиксировать каких результатов должен добиться заказчик (ради чего всё затевается)

• определить, что будет сделано в проекте (что именно должно работать)

• задачи проекта, границы проекта

• состав работ (включая совещания, рабочие группы, время на управление проектом, PR)

• обязательства сторон по организации работ (особенно по срокам)

• требования к материально-технической базе

• состав участников, их обязанности

• объем тестирования и обучения

• порядок обсуждения вопросов и принятия решений в ходе проекта

• риски и способы их устранения и преодоления

Часто так бывает, что консультанты привлекаются другими консультантами на субподряд

И здесь, прежде чем начать работать, крайне полезно договориться по следующим пунктам (чтобы потом не было друг перед другом мучительно больно)

1. расчеты друг с другом или когда подрядчик рассчитывается с субподрядчиком

а) при авансе,

б) при промежуточных платежах,

в) при окончательном расчете.

Варианты: из средств подрядчика согласно согласованного графика с субподрядчиком/по факту выставления или подписания счета или акта/по поступлению денег от заказчика/по сдаче всех работ субподрядчика подрядчику/по каким-то другим основаниям.

Важно: кто и в какой мере берет на себя обязательства, если акт заказчиком подписан, а деньги заказчик не платит.

Важно: кто и в какой мере берет на себя штрафные санкции за сроки, за качество, за доработки и переделки.

2. Ответственность за выполненную работу (этот вопрос конечно должен быть первым, но как говорится «покажите мне деньги»)

а) субподрядчик и подрядчик отвечают вместе перед заказчиком,

б) субподрядчик сдает работу подрядчику и дальше уже забота последнего сдать работу заказчику,

в) подрядчик не отвечает за качество по работам субподрядчика.

3. Сроки выполнения работ, а точнее их срывы

а) сроки срываются по вине субподрядчика – закрывает ли подрядчик собой «брешь» или нет (и сразу возврат к деньгам про штрафные санкции),

б) сроки срываются по вине заказчика (и что происходит с графиком платежей? кто оплачивает простои подрядчика? а субподрядчика?),

в) сроки срываются, но не по вине субподрядчика, а подрядчик не сделал свою часть работы (и что у нас опять с оплатами?)

4. Поддержание взаимоотношений с заказчиком:

а) подрядчик решает все вопросы сам (и клиентское сопровождение, и содержательные вопросы – субподрядчик даже не виден)

б) вопросы решаются совместно

в) подрядчик отправляет субподрядчика самостоятельно решать вопросы по своей зоне ответственности

Обратили внимание! как каждый из вариантов оказывает влияние на меру ответственности, на правила взаиморасчетов, на сроки и простои.

5. Клиентский сервис и административное сопровождение

– кто берет на себя подписание всех договоров, выставление счетов, актов,

– кто берет на себя документооборот

– кто оформляет билеты, бронирует гостиницы (учитываются или не учитываются при этом пожелания субподрядчика по месту проживания или построению маршрутов)

– как и какие расходы компенсируются и в какие сроки

– кто и как вычитывает документы и готовит их к сдаче заказчику (оформление, печать, брошюровка)