Составление бюджетов в любом предприятии имеют следующие аспекты:

1) организационный;

2) технический;

3) методологический.

Организационный аспект составления бюджетов заключается в четкой регламентации ответственности и сроков предоставления бюджетов. Целесообразно назначение лиц, которые будут заниматься планированием на постоянной основе. Составление бюджета в иерархической организационной среде может производиться при помощи двух основных подходов – сверху вниз (исходя из целевых задач поставленных администрацией) и снизу вверх (при формировании подразделениями своих планов). Возможен и комбинированный подход, когда сначала определяются общие цели, вытекающие из стратегии компании и рыночных прогнозов (сверху вниз), а уже затем составляется реальный бюджет (снизу вверх).

Другой важной задачей является доведение до составляющих бюджеты сотрудников информации о целях разработки бюджетов. Если этого не сделать, то качество составляемых бюджетов значительно падает, поскольку сотрудники занимающиеся бюджетом, не понимают каков будет конечный результат их работы.

При составлении бюджета сотруднику, отвечающему за эту работу, следует осуществить:

1) определение своей ответственности за работу, т. е. он должен понять за что он несет ответственность. Поэтому он должен получить от руководителя четкое определение того, что от него ожидается;

2) формирование основных предположений, т. е. перспектив;

3) формулирование задач, которые должны быть конкретными, реальными, достигаемыми и напряженными;

4) планирование задач, а именно:

а) определение того, насколько реалистичными являются поставленные задачи;

б) составление расписания действий;

в) создание базы контроля;

г) определение потребностей в ресурсах;

д) определение полномочий;

5) распределение ресурсов по задачам, т. е. составление сметы.

Технический аспект составления бюджетов заключается в успешности использования программной среды, в которой они будут разрабатываться. Обычно составление бюджета выполняется при помощи электронных таблиц, в которые заносятся данные по каждому подразделению. Если имеются разные версии бюджета, а также необходимо отражать фактические и прогнозные данные по его выполнению, то вместо одной таблицы каждому подразделению нужно представить несколько. Однако при наличии большого количества информации возрастает вероятность ошибок. Для устранения этой проблемы необходимо позаботится о соответствующем программном обеспечении.

Кроме этого при разработке бюджетов исполнители должны учитывать методологический аспект составления бюджетов, который требует:

1) тратить минимум бумажной работы на обоснование задач;

2) не пытаться изложить на бумаге все детали плана;

3) совершенствовать личную коммуникацию и координацию.

Для достижения максимальной эффективности планы должны быть:

1) ориентированы на результат, т. е. информация должна быть выражена количественно и иметь прямое отношение к результату;

2) конкретными и сжатыми, т. е. информация должна быть строго избирательной, изложена максимально сжато и ограничена действительно важными фактами, проблемами и этапами действий;

3) короткими. Слова следует заменять рисунками. Слова следует использовать только для:

а) описаний, таких как характеристика возможностей, проблем, этапов действий и т. п.;

б) объявлений, таких как причины изменений и отклонений;

в) оценок.

Язык должен быть скупым, поэтому необходимо пользоваться чаще короткими фразами.

Один бюджет может содержать данные о доходах и расходах либо только об одном из них. Единицы, в которых составляется бюджет, могут быть как денежными, так и натуральными. При подготовке бюджета необходимо ясно сформулировать его название и период, для которого он составляется.