Как и расходы на проживание, расходы на проезд не включаются в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу, поскольку принимаются в размере фактически произведенных расходов при условии их документального подтверждения. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов на проезд, данная сумма расходов в полном объеме включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц, но не будет являться объектом обложения единым социальным налогом, поскольку расходы на проезд без документального подтверждения нельзя отнести на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль.

Главой 25 НК РФ предусмотрено включение в состав прочих расходов расходы на телефонные услуги (подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Мнение проверяющих МНС РФ относительно данной категории расходов сводится к тому, что «возмещение расходов на телефонные переговоры сотрудникам при командировке возможно только при документальном подтверждении того, что эти переговоры были произведены для деятельности, направленной на получение дохода». Принимая во внимание спорность данного вывода и во избежание возникновения разногласий рекомендуется по возможности оформлять данные расходы первичными документами с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, например, счета телефонной станции с расшифровкой, счета-фактуры, иные документы (договоры, доверенности, информационные письма и т. п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера.

Ряд иностранных государств не разрешает оформлять документы на въезд в страну без оформления обязательной медицинской страховки. В таких случаях расходы по оплате обязательной медицинской страховки учитываются для целей налогообложения прибыли, так как относятся к расходам по оформлению выездных документов и подпадают под действие абзаца 4 подпункта 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

В практической аудиторской деятельности часто встречается вопрос об обоснованности признания для целей налогообложения расходов по аренде автомобиля в загранкомандировке. Такие и аналогичные им расходы не могут быть приняты к вычету для целей налогообложения прибыли на основании следующего.

Как уже отмечалось, статья 168 Трудового кодекса Российской Федерации устанавливает возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. При направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд и найм жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Таким образом, повышенный уровень компенсационных выплат и дополнительные выплаты должны быть оговорены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте, как это следует из части 2 статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпункт 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ содержит закрытый перечень расходов на командировки, которые организация вправе включить в прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. К таким расходам, в частности, относятся расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы; наем жилого помещения; суточные в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ, и расходы по оформлению и выдаче виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.