Свой рабочий график рекомендуется согласовать с руководством (преимущества такого согласования – такие же, как и при согласовании графика телефонных звонков; они рассмотрены выше, в подразделе «Бесконечные телефонные звонки»).

Однако при составлении рабочего графика необходимо проявить уважение к коллегам и обращать внимание на то, чтобы выделенное для общения с ними время было удобно каждому сотруднику; если же это невозможно, следует принять меры для разрешения ситуации. Например, если вы знаете, что один из ваших коллег каждый день должен присутствовать на объекте с 10-00 до 11-00, то нужно таким образом выделить время для решения вопросов с коллегами, чтобы у него была возможность пообщаться с вами. Если же это невозможно, то необходимо предусмотреть в рабочем графике время для общения персонально с этим сотрудником.

Очень важно уметь сказать твердое «нет» коллегам по работе. К сожалению, очень многие люди не умеют этого делать: один – по причине мягкости характера, другой – чтобы не выглядеть «белой вороной» в коллективе, третий боится, что в аналогичной ситуации ему ответят отказом, и т.д., а четвертый – все вместе взятое, и еще что-нибудь.

В первую очередь необходимо усвоить самому и дать понять коллегам, что они должны УВАЖАТЬ то, чем вы занимаетесь в данный момент. Никто лучше вас не знает, можете вы в данный момент (или – в ближайшее время) отвлечься от основной работы, чтобы помочь кому-то из коллег, или это нереально – например, по причине чрезмерной загруженности, либо из-за срочной работы, и т.п. Это очень важный нюанс. Если вы не сумеете этого сделать – велика вероятность того, что через некоторое время на вас будут «ездить» все, кому не лень. Уважайте себя и свою работу, и решительно заставьте это делать других.

Говоря «нет», необходимо это делать уважительно по отношению к человеку, которому вы отказываете, но в то же время – решительно и твердо. Ни оттенком голоса, ни жестом вы не должны показывать даже тени смущения или чувства вины из-за того, что приходится отказать коллеге.

Иногда возникают ситуации, когда целесообразно ответить отказом даже своему начальству. Разумеется, при этом нужно проявить больше такта, чем при отказе подчиненным или равным по должности коллегам. Очень важно показать начальнику то, что в принципе вы готовы выполнить его просьбу. Но при этом обязательно нужно упомянуть, что вам нужно время для того, чтобы оценить, сможете ли вы выполнить это поручение без ущерба для основной работы.

Если вы видите, что новое поручение не создает помех для выполнения обычных обязанностей, то следует взяться за него незамедлительно. В противном случае следует предоставить начальнику расчет вашего относительно свободного рабочего времени, которое вы можете посвятить выполнению внепланового поручения без ущерба для основной работы. При этом рекомендуется подготовить встречное предложение по поводу выполнения поручения: например, можно предложить отодвинуть сроки завершения основной работы, или предложить свой срок выполнения поручения. Кроме этого, можно предложить взять себе в помощники одного или несколько сотрудников, а в последнем случае – еще и организовать их работу. В конце концов, начальник будет либо вынужден принять одно из ваших предложений, либо (что скорее всего) просто перепоручит выполнение задания какому-нибудь другому сотруднику.

Наверное, во всей России невозможно найти офисного работника, который не сталкивался бы с проблемой постоянного нашествия торговых агентов, коммивояжеров, так называемых «представителей крупнейших корпораций» и т.д. Иногда в течение всего рабочего дня они появляются один за другим, постоянно отвлекая от работы и вызывая у вас естественное раздражение человека, понапрасну теряющего время на выслушивание всякой ерунды.