В процессе ведения телефонных переговоров очень важно, чтобы необходимая для беседы информация была под рукой – не стоит заниматься сбором данных во время беседы, поскольку это не только приведет к лишним тратам времени, но и создаст неудобства для собеседника. Поэтому, если вы знаете, что, например, в 12-15 вам позвонит Семен Леонидович по вопросу возобновления поставок, то необходимо заранее подготовить все соответствующие документы (договор, дополнительные соглашения, открыть ежедневник с заметками по этой теме, и др.), чтобы они были перед глазами. Если какой-то документ хранится в электронном виде в компьютере, то его необходимо открыть заранее.

Во время беседы, если такое возможно, рекомендуется дать понять собеседнику, что ваше время ограничено. Например, уже в начале беседы можно произнести фразу вроде «Да, я могу уделить вам три минуты».

Еще один довольно распространенный способ борьбы со входящими телефонными звонками – это просто не поднимать трубку телефона. Правда, использование этого способа требует определенной психологической самоподготовки – ведь, как известно, рука интуитивно тянется к звонящему телефону. Можно поступить еще проще – просто отключить на время телефон; если у вас нет согласованного с руководством графика приема телефонных звонков (об этом рассказывается чуть выше), то перед отключением телефона имеет смысл поставить в известность непосредственного руководителя.

Для оперативного «фильтрования» входящих телефонных звонков удобно использовать телефонный аппарат с автоматическим определителем номера. Это позволит определить, кто именно звонит вам в тот или иной момент и, в зависимости от этого – решить, стоит или не стоит отвечать на звонок.

Кроме этого, в аппаратах с определителем номера обычно предусмотрена возможность ведения «черных» и «белых» списков телефонных номеров. Номера телефонов нежелательных абонентов можно внести в «черный» список – в результате им дозвониться до вас будет гораздо сложнее (ведь можно внести в «черный» список и домашний, и рабочий, и другие телефоны нежелательного абонента).

Если у вас есть секретарь, который принимает входящие звонки, или этим занимается кто-то из сотрудников отдела, то можно попросить его, чтобы он громко переспрашивал, кто именно вас спрашивает, затем задавал уточняющий вопрос – например: «Петр Ильич насчет погашения долга?» – так, чтобы вы это слышали. Узнав таким образом, кто вам звонит, вы знаком дадите знать, будете разговаривать с этим человеком или нет (в последнем случае человек, принимающий звонок, ответит что-нибудь вроде «он вышел» или «он в отпуске», в зависимости от обстоятельств).

Не менее важным является умение организовать свои исходящие звонки – это позволит существенно сэкономить затрачиваемое на телефонные переговоры время и повысить их эффективность.

Если вы собираетесь кому-то позвонить, лишний раз стоит подумать: так ли обязателен этот звонок, особенно в рабочее время? Может, имеет смысл позвонить этому человеку после работы и пообщаться в более спокойной и свободной обстановке? А может, достаточно просто отправить ему электронное письмо с подробным изложением сути дела и спокойно ждать ответ? Или вообще лучше не звонить – ведь в решении вопроса он заинтересован больше, вот пусть сам и ищет контакта.

Выше мы уже отмечали, что для приема входящих звонков целесообразно выделить два небольших отрезка дня – один в первой половине дня, другой – после обеда. Аналогичным образом рекомендуется выделить время и для исходящих звонков; это время может совпадать со временем приема входящих звонков.