– расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели;

– подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (см. письмо Минфина России от 27.08.2013 № 03–04–06/35076).

При использовании транспортного средства работника организация может выбрать наиболее приемлемый для себя вариант: либо выплачивать компенсацию за использование работником личного транспортного средства в служебных целях, либо заключить с работником договор аренды транспортного средства. По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель (сотрудник) предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). В этом случае арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату ремонта, топлива и других, расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды (ст. 636 ГК РФ). Также возможно заключение договора аренды транспортного средства без экипажа. В соответствии со ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. В силу ст. 645 ГК РФ арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включающие и приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) (ст. 646 ГК РФ). Соответственно, расходы, связанные с исполнением этой обязанности арендатора, могут распределяться между арендатором и арендодателем любым образом по соглашению сторон. Если соответствующего условия договор не содержит, эти расходы возлагаются на арендатора (абзац 2 п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Особым видом компенсационной выплаты является ежемесячная денежная компенсация, выплачиваемая педагогическим работникам образовательных организаций в соответствии с п. 8 ст. 55 Закона РФ от 10.07.1992 № 3266–1 «Об образовании». В целях содействия их обеспечению книгоиздательской продукцией и периодическими изданиями выплачивается ежемесячная денежная компенсация в размере: 150 руб. – в федеральных государственных образовательных организациях высшего профессионального образования и соответствующего дополнительного профессионального образования, в размере 100 руб. – в других федеральных государственных образовательных организациях. Педагогическим работникам государственных образовательных организаций, находящихся в ведении субъектов РФ, указанная денежная компенсация выплачивается по решению органа государственной власти субъекта РФ в размере, устанавливаемом указанным органом; педагогическим работникам муниципальных образовательных организаций – по решению органа местного самоуправления в размере, устанавливаемом указанным органом.