Форма урегулирования вопроса использования личного имущества работника может быть различной. Стороны вправе включить соответствующее условие в трудовой договор, при этом п. 25 ст. 255 НК РФ относит к расходам на оплату труда другие виды расходов, определенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором.

Независимо от выбора сторон (наличие соглашения, его отсутствие, указание соответствующих сведений в трудовом договоре) взаимоотношения сторон трудового договора, касающиеся использованию личного имущества работника и причитающихся ему в этой связи выплат, являются гражданско-правовыми.

Понятие «личное имущество» относится к категории гражданского права поэтому, решая вопрос о формировании понятия «личное имущество», следует руководствоваться ст. 128 ГК РФ.

Личным имуществом является не только имущество, находящееся в собственности работника. Например, возможно использование в служебных целях автотранспортного средства по доверенности, принадлежащего на праве собственности супругу (супруге) работника.

Наряду с выплатой компенсации за использование имущества, указанного в ст. 188 ТК РФ, работнику могут быть возмещены расходы за использование в рабочих целях средств мобильной связи, расходы, понесенные им в связи с оформлением по месту своего жительства подписки на корреспонденцию, необходимую для деятельности работодателя. В данном случае работнику возмещаются израсходованные им в интересах работодателя денежные средства, которые являются составной частью имущества работника.

Трудовой кодекс РФ не регулирует вопроса определения размера компенсационных выплат. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (см. письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03–03–02/275).

Пункт 11 ст. 264 НК РФ относит к числу прочих расходов, связанных с производством и реализацией (для целей исчисления налога на прибыль организаций), расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Правительством РФ утв. постановление от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (см. письмо Минфина России от 27.06.2013 № 03–04–05/24421). При определении налоговой базы по НДФЛ следует учитывать, что глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, соответственно, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ (см. письмо Минфина России от 24.03.2010 № 03–04–06/6–47). Так, выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

При этом работодатель должен иметь в наличии документы:

– подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику;