На основании приказа о приеме на работу оформляется личная учетная карточка работника формы № Т-2, делается запись в его трудовой книжке, открывается индивидуальный лицевой счет в бухгалтерии (форма № Т-54, Т-54а, ОКУД 0301012, 0301013), работнику присваивается личный табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы.

Порядок присвоения табельных номеров нормативно не определен, хотя многие документы прямо или косвенно, говорят о необходимости наличия табельного номера. Так п. 18 письма Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89, ЦСУ СССР № 10–80 от 27.04.1973 «Об основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» было предусмотрено, что каждому рабочему и служащему, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. В случае увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер не может присваиваться другому работнику в течение 3-х лет в соответствии с ОСТом (ОСТ 4.071.035–83 «Автоматизированные системы управления. Управление кадровой деятельностью. Классификация и кодирование информации»). Учитывая это, организации разрабатывают и утверждают своими внутренними документами порядок присвоения табельных номеров. В общем-то, эта процедура не сложна, но должна осуществляться с соблюдением определенных рекомендаций, в частности:

1) На предприятии приказом или должностной инструкцией должен быть определен ответственный работник, на которого возлагаются обязанности по присвоению табельных номеров, по доведению информации о присвоенном табельном номере непосредственно самому работнику и соответствующим должностным лицам предприятия, по ведению реестра присвоенных табельных номеров и контролю соблюдения правил присвоения, использования и учета табельных номеров;

2) Табельные номера должны присваиваться принятым работникам в момент оформления всех других документов по приему работника на работу;

3) То, какой принятому работнику присвоен табельный номер, указывается непосредственно в приказе формы № Т-1 (Т-1а) о приеме работника(ов) на работу;

4) Табельные номера присваиваются каждому вновь принятому работнику, в т. ч. совместителю, по возрастающей (без пропуска каких-либо номеров) в хронологическом порядке;

5) При работе по внутреннему совместительству работнику присваивается дополнительный табельный номер;

6) Табельный номер работника должен состоять только из арабских цифр, без каких-либо дефисов (тире), индексов, серий и прочих знаков;

7) Табельный номер, присвоенный работнику, не меняется в течение всего срока его работы на предприятии (даже в случае перехода на другую IT-программу) и сохраняется за ним в течение трех лет после увольнения;

8) При присвоении табельных номеров работникам автоматически (например, с помощью системы «1С Кадры») также должны соблюдаться указанные требования.

До подписания трудового договора работодатель обязан под роспись ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника (ст. 68 ТК РФ). К последним, прежде всего, относятся: должностная инструкция, положение об оплате труда и стимулирующих выплатах (премиях), положение о персональном учете, положение о работе в условиях, отклоняющихся от нормальных (например, о вахтовом методе), инструкция по охране труда.

Трудовое законодательство не только регулирует трудовые отношения между работниками и работодателями, но и способствует организации эффективного производственного процесса. Наличие в организации предусмотренных трудовым законодательством и деловой практикой локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате и стимулировании труда, должностные инструкции и т. д., соблюдение порядка их принятия и исполнения помогает работникам более четко понимать свое место, роль и задачу в технологическом процессе организации, налаживать деловое взаимодействие с другими работниками и администрацией, эффективно преодолевать, неизбежные в любом процессе, конфликтные ситуации без ущерба для производства.