В моём профиле на ЛитРес (вот ссылка https://www.litres.ru/author/dmitriy-vladimirovich-permyakov/ ) скоро появится отдельный бизнес-процесс о работе склада, в нём я уделю отдельно внимание вопросам описания номенклатуры. Советую подписаться, чтобы не пропустить это издание.

Если мы корректно ведём записи (регулярно и целостно), то возможности таблицы, которую мы с вами создаём, приятно удивят вас. В отчётах можно увидеть очень многое и заблаговременно отреагировать, избежав нехватки товаров или сырья, вовремя заметить перерасход, выявить воровство. Ну и банально понимать что, где и сколько у вас есть.

В вопросе отчёта есть одна хитрость, которую правильнее отнести не конкретно к складскому учёту, а скорее вообще к принципам управленческого учёта и аналитики данных. Этот принцип работает и тогда, когда мы с вами контролируем продажи, анализируем воронку продаж, и тогда, когда мы решаем вопросы управления финансами. И естественно, в отношении складского учёта. Даже если мы с вами будем говорить о психике человека, то и тут этот принцип работает.

Для того, чтобы сделать хоть какой-то вывод, нам нужно как минимум два значения. Другими словами что-то с чем-то сопоставить. Вот, собственно, в этом и состоит суть практически любого отчёта. Просто в некоторых случаях мы это делаем в уме, а в некоторых сопоставляя цифры, которые непосредственно есть в отчёте.

Исходя из этого, все отчёты можно разделить на 3 группы:

То, что мы сопоставляем с контрольными значениями (например, неснижаемый остаток).

То, что мы сравниваем по периодам (например, расходы за зимние и летние месяцы года).

Третья группа – сравнение между объектами (например, продажи на разных торговых точках).

Например, нам нужно обеспечить неснижаемый запас. Для этого мы рассчитали скорость расходования (время за которое мы продаём товар + сколько времени нам нужно, чтобы пополнить запасы) или нам нужно проконтролировать, чтобы небыло перерасхода (для этого мы установим лимит отгрузки в месяц). Оба примера потребуют от нас установки некой нормы и, далее мы будем сравнивать фактические остатки или расход с этой нормой.

Мы можем сравнить расход (продажи) кофе летом и зимой и обнаружить, что на зимний период нужно кофе запасать больше, а вот минеральной воды запасы снижать. Этот вариант предполагает сравнение расходов по периодам.

Если у нас с вами несколько магазинов, то естественно, нам нужно знать, какой из них нуждается в больших запасах одного товара, а в каком этот товар не продаётся.

Для того чтобы была возможность пользоваться тем или иным отчётом, нужно позаботиться заранее. Так, если мы хотим сравнивать продажи между магазинами, нам нужно каким-то образом это записать, предусмотреть соответствующий реквизит.

Мы будем с вами более детально рассматривать вопросы построения отчётов и их анализ в процессе создания таблицы. На этом этапе важно сформировать общее представление.

Переходим к разработке самой таблицы.

Ради того, чтобы вопрос проектирования структуры таблиц был прозрачен и понятен, мы с вами и заглядывали в основы складского учёта и обсуждали особенности отчётов.

Есть ещё и моменты, которые часто упускают пользователи Microsoft Excel.

Начнём с разницы между столбцом и строкой.

Для многих разницы куда именно разместить значение в заголовок столбца или в строки нет. Для Excel разница есть. Не буду вас загружать лишней информацией, но предлагаю задуматься, работает ли такой стандартный инструмент как фильтр в отношении столбцов или только в отношении строк? (он работает только в отношении строк). Когда мы с вами делаем простую таблицу, это можно проигнорировать, но если мы проектируем уже систему учёта, то это принципиально.