В разделе II Правил даются определения следующих понятий, применительно к федеральным органам исполнительной власти: «документирование», «делопроизводство», «документ», «документооборот», «реквизит документа», «подлинник документа», «копия документа», «регистрация документа», «номенклатура дел», «дело», «служба делопроизводства», вводится понятие «служба делопроизводства».

В особый раздел в Правилах выделяются сведения об организации документооборота.

Принципиально новым явился раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». В нем требования к работе с электронными документами собраны в одном месте и значительно расширены. Рассмотрено подписание и согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

В 2011 г. в Правила были внесены изменения. Почти все изменения, вносимые постановлением Правительства РФ в Правила делопроизводства, связаны с переходом к электронным документам.

Значительная часть документов, циркулирующих в системах электронного делопроизводства и документооборота (СЭД), – это электронные образы (копии) документов, полученные в результате сканирования оригиналов на бумаге. Поэтому в Правилах появляется понятие электронного образа документа и, соответственно, появляется понятие «сканирование документа».

Современные системы автоматизации делопроизводства принято называть системами электронного документооборота. Это не совсем корректно, так как документооборот – более узкое понятие, охватывающее только процесс движения документа с момента поступления в организацию или создания и до отправки или исполнения и помещения документа в дело, а системы СЭД автоматизируют и другие делопроизводственные операции, включая регистрацию документов, контроль исполнения, информационно-справочную работу, текущее хранение. Но производителями систем СЭД традиционно используется термин «системы электронного документооборота». Поэтому в Правила добавляются понятия «электронный документооборот» и «система электронного документооборота».

В Правилах отсутствует ключевое понятие – «электронный документ», но дана отсылка, что другие понятия, используемые в Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве. Это значит, что мы можем воспользоваться определением понятия «электронный документ», внесенным Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ в ранее рассмотренный Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

– «электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» (п. 11 ст. 2 Закона в ред. от 27.07.2010).

Необходимо отметить, что понятие «электронный документ» не подразумевает обязательность использования электронной подписи.

Официальные документы печатаются на бланках, и документы, готовящиеся на компьютере, как правило, предусматривают, что при их выводе на печать будут использоваться типографски отпечатанные бланки, поэтому в документах предусматриваются соответствующие отступы. Правила предусматривают, что бланки хранятся в компьютерных системах и выводятся на печать вместе с документом. Но в автоматизированных системах используются не только бланки в электронной форме, но и шаблоны для типовых управленческих ситуаций, то есть бланки с включенным в них типовым (трафаретным) текстом с пропусками для внесения переменной информации. В связи с требованием к федеральным органам исполнительной власти перейти на электронный документооборот в Правила внесено положение, что «при подготовке документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов».