Давай поговорим о физической сути предметов, отражаемых в отчетах твоего предприятия в виде сумм рублей в отчетах.

Приучай себя, и остальных твоих сотрудников, видеть за каждой цифрой в отчете конкретные ценности и их перемещение.

Почему об это стоит говорить? Неоднократно приходилось наблюдать легкость, с которой сотрудники того или иного предприятия распоряжаются вверенными им ресурсами.

Буквально как герои любимых комедий отечественного кинематографа.

В жизни, правда, звучат более прозаичные фразы, типа:

«Да разве ЭТО деньги!!!»

Говоря о просроченной дебиторской задолженности, утраченных материальных ценностях, или отсутствующих документах для подтверждения расходов.

Составь список всех используемых в бизнесе ресурсов, например:

недвижимость, земельные участки, машины и оборудование, инструменты и приспособления, программные продукты, вода, электроэнергия, средства связи и коммуникации, услуги третьих лиц, товары, сырье, материалы, комплектующие, труд наемного персонала.

Каждый ресурс имеет индивидуальные характеристики, но, если сгруппировать все ресурсы по родственным и близким характеристикам, этих групп окажется не так уж и много.

Учитывать ресурсы и управлять ими следует с учетом их индивидуальных характеристик.

Ты наверняка слышал про то, что человек может легко управлять шестью изменяемыми объектами (например, руководителям не рекомендуют иметь в подчинении больше шести заместителей, а хозяйке вечера, если гостей больше пяти человек, надо создать второй круг общения, предложив, например, супругу занять остальных).

С управленческой информацией то же самое. Если результирующих строк в отчете будет больше шести, вам сложно будет к нему привыкать.

Чем короче будет итоговый отчет, тем проще тебе будет его читать, оценивать и принимать решения на основании его данных.

Но имей в виду, что все качества тренируются. Например, мой первый личный бюджет (более двадцати лет назад) очень долго состоял из четырех статей. Сейчас в нем около двадцати статей.

Ты хочешь иметь легко читаемый отчет?

Для этого все используемые в отчете стоимостные показатели должны быть обобщены и сгруппированы по существенным признакам, чтобы сохранить информативность и полезность итогового отчета.

И, конечно, нужно иметь возможность разворачивать каждую сводную строчку, если требуется детально изучить её содержимое.

Используемые ресурсы следует сгруппировать по их наиболее существенным характеристикам.

Предлагаю для тебя следующие группы:

I. собственная недвижимость, земельные участки и дорогостоящее оборудование, машины, инструменты и приспособления, программные продукты;

II. арендованная недвижимость, земельные участки, оборудование, машины, инструменты и приспособления, добавляем воду, электроэнергию, средства связи и коммуникации, услуги третьих лиц;

III. товары, сырье, материалы, комплектующие;

IV. труд наемного персонала и, конечно, ваш личный труд;

Возьми чистый лист, и составь список используемых ресурсов.

Таблица 1. Группы ресурсов

Оцениваем ресурсы по каждой из четырех групп. Большинство отчетов составляется в стоимостных показателях, показатели физических величин приводятся справочно, для контроля и оценки.