Почему четкая коммуникация так важна?
• Она повышает эффективность любого вида деятельности.
• Она уменьшает неудовлетворенность путем устранения недопонимания.
• Она обеспечивает более ясное, структурированное мышление.
• Она дает возможность поставить себя на место другого, что, в свою очередь, позволяет более эффективно управлять взаимоотношениями. (Отношения отнюдь не станут сразу гармоничными и безоблачными, хотя бывает и так.)
Какие есть преграды?
Коммуникация может быть на удивление очень трудным делом. Сравнительно легко:
• сказать, не подумав;
• послать электронное письмо, предварительно не оценив, как его содержание будет воспринято адресатом или подействует на него;
• использовать слова и фразы, непонятные другим людям;
• считать, что другой человек знаком с ситуацией или проблемой так же хорошо, как и вы.
Почему коммуникация не достигает цели?
• Отправитель сам не до конца понял суть послания.
• Выбранные для сообщения слова неадекватно отражают идею отправителя.
• Выбранные для сообщения слова не соответствуют невербальным сигналам, посылаемым отправителем.
• Получатель не понимает языка сообщения.
• Имеющиеся у получателя идеи или предубеждения мешают правильному пониманию сообщения.
Чек-лист для отправителя сообщения
1. Подготовьте сообщение
Убедитесь, что вы ясно понимаете смысл своего сообщения. Какую цель вы преследуете? Как вы узнаете, что достигли ее? Попробуйте разобраться, от каких предположений вы отталкиваетесь, например касательно знаний получателя о предмете сообщения или его отношения к нему. Поищите у себя любые предубеждения, способные повлиять на ваше видение ситуации и отправляемого сообщения.
Обдумайте процесс коммуникации с точки зрения адресата.
Спросите себя:
• Какое влияние это окажет на Х?
• Какие сложности возникнут у X в результате?
• Как привести сообщение в соответствие с тем, что я знаю о целях Х?
• Как привести сообщение в соответствие с тем, что я знаю о предубеждениях, симпатиях и антипатиях Х?
• Обладает ли X необходимыми знаниями, чтобы понять сообщение?
• Понимает ли X специфические или технические термины?
• Наступил ли подходящий момент для общения с X?
• Какой способ общения с X является наилучшим: письменное сообщение, электронное сообщение, телефонный звонок или личная встреча?
Постарайтесь предугадать реакцию Х, но не думайте, что последует именно такая реакция, и не принимайте желаемое за действительное. Для сложного сообщения составьте подробный план.
Нереально готовиться к каждому сообщению, но на проработку важных или «трудных» посланий стоит выделить время. Обратитесь к коллеге за советом. Попросите прочитать черновик сообщения, а затем обсудите его. Проведите репетицию презентации, интервью или беседы. Если речь идет о конфиденциальном сообщении, то его можно обсудить с вашим руководителем или сотрудником отдела кадров.
2. Тщательно подбирайте выражения
Проверьте все слова, в значении которых вы не уверены, а лучше вообще их не используйте. Употребление редких и многозначных слов чревато недопониманием. Конечно, я могу попросить объяснить значение неясного мне слова. Но если я думаю, что слово «постоянно» означает «непрестанно» или «без остановки», а в сообщении оно использовано в значении «повторно», то может возникнуть проблема. Например, сообщение «Начинайте эвакуацию людей из здания в случае, когда сигнал тревоги звучит постоянно» способно привести к хаосу и беде.
Всегда держите в уме удобный принцип KISS: Keep It Short and Simple «Выражайтесь коротко и ясно», что означает необходимость избегать неоправданных усложнений.