Существуют основные показатели финансового состояния компании, которые важно контролировать: EBITDA, чистая прибыль, абсолютный уровень расходов, удельные операционные расходы, средний чек, рентабельность и т. д.

2. Когда мы определяем KPI для сотрудника, важно, чтобы это был показатель, на который он может непосредственно влиять. Например, менеджера по продажам несправедливо оценивать по общей прибыли компании, так как расходы компании не находятся в его зоне влияния. Подобный KPI будет его демотивировать. Зато он может отвечать за блок выручки, скидок и маржинальный доход.

3. KPI, возможно, и нужно ставить для всех сотрудников. Для этого необходимо ответить себе на вопрос: эффективный сотрудник – это какой? Т. е. что является характеристиками эффективного сотрудника? Например, эффективный менеджер по сопровождению – это тот, от которого не уходят клиенты. Значит, для нас самый важный показатель в его работе – это коэффициент удержания клиента. На него влияет: сколько клиентов он обзвонил за неделю, средняя длительность ожидания клиентом ответа от менеджера, оценка качества обслуживания от клиента и т. п. Работу бухгалтера можно оцифровать, учитывая количество созданных документов в системе (транзакций), своевременность уплаты налоговых платежей и т. д.

4. При определении числовых значений KPI нужно ориентироваться на конкретные цифры. Для этого используют бенчмарк (эталон), к которому сотрудник или компания должны стремиться. Есть внутренний и внешний бенчмаркинг. Пример внутреннего: у вас несколько подразделений, мы сравниваем нужный показатель в каждом из них и выявляем, где он наилучший. Далее анализируем, почему именно в этом подразделении такой хороший результат, и ставим его как цель (ориентир) для остальных подразделений. Если говорить о малом и микробизнесе, то для поиска бенчмарка можно использовать открытую статистику из Интернета или обменяться ею со смежными бизнесами, конкурентами.

5. Для разного уровня компаний используются различные сервисы управления финансами. Для малого и микробизнеса достаточно Excel или Google-таблиц. Если бизнес требует серьезного учета производства или товародвижения, то сперва внедряем «1С: Управление нашей фирмой» или «1С: Управление торговлей», а потом уже работаем над решениями для управленческого учета. В компании Егора для большинства клиентов внедряются сервисы «Финансист» и «ПланФакт». Это облачные решения для сборки управленческого учета и настройки автоматического расчета ряда ключевых показателей. В крупных компаниях используют централизованные решения по бизнес-аналитике: Microsoft Power BI и QlikView.

6. Задача любого бизнеса, чтобы при росте продаж или производства расходы не росли такими же темпами. Для этого необходимо расходы предприятия раскладывать на постоянные и переменные. Первые должны быть фиксированные в среднесрочной перспективе, а вторые будут расти, так как зависят от объема продаж/производства. Пример постоянных расходов: аренда офиса, зарплата работников, не завязанных на производство. Переменные расходы: реклама, бонусная часть оплаты менеджеров, банковский эквайринг, сдельная оплата персонала.

7. Иногда предприниматели смешивают личные и деловые финансы. Например, оплачивают отпуск семье или автомобиль в лизинг с корпоративной карты. Неудивительно, что при таком подходе появляется ощущение, что бизнес не приносит дивидендов.

Также причиной «таинственного исчезновения» прибыли часто является отсутствие анализа балансовых показателей. А там может быть дебиторская задолженность: товар отгружен, а счет не оплачен. К тому же на часть средств закупили новый товар, который еще не продали. Деньги осели в запасах. Чтобы удерживать дебиторку на приемлемом уровне, важно заинтересовать менеджеров собирать деньги с клиентов. И, соответственно, в качестве KPI у них должен стоять не просто маржинальный доход, а сумма по фактически оплаченным счетам.