Ведь кто такой (кто такая) современный секретарь? Обычно – длинноногая девица, умеющая переключать телефон, убедительно врать про вечную занятость шефа и сносно печатать на компьютере двумя карандашами «KOHI-NOOR» (ногти, ногти!). Секретаря подбирают так же, как дорогую начальственную мебель или аквариум в переговорной. Это удовлетворяет тщеславие руководителя (или что-то еще), но мало способствует бизнесу фирмы. Хотя, конечно же, тоже пиар – продемонстрировать модельные данные личной секретарши… Но для настоящего пиара этого мало. Совершенно недостаточно быть тонким психологом потаенной директорской души и цербером начальственного кабинета.

Секретарь – лицо фирмы, и лицо это должно быть не только красивым, но и достаточно умным, образованным, прекрасно ориентирующимся (разбирающимся – еще лучше) в делах фирмы. Что может секретарь сделать для пиара? Да очень многое! Ей (ему) вполне по силам каждодневная рутинная PR-работа, да и, собственно говоря, координация всей PR-активности фирмы, если компания – небольшая, не успевшая еще раздуть штаты до корпоративных масштабов. Кстати, в «больших компаниях» секретарь, выполняющий часть рутинных функций пиарщика, обычно называется «пресс-секретарем».

Штатный рабочий инструмент секретаря – персональный компьютер, оснащенный электронной почтой и другими полезными

офисными программами – поможет реализовать начальные функции пиарщика. Во-первых, вести базу данных партнеров компании, vip-персон, контактов СМИ. Не сочтите за рекламу, но с этим неплохо справляется «почтовик» Microsoft Outlook. Программа позволяет не только обрабатывать электронную почту, но и структурировать контакты по сегментам (к примеру, «клиенты», «партнеры», «поставщики», СМИ, «госорганизации» и пр.), и, что немаловажно для загруженного текучкой секретаря, имеет неплохо сконструированные календарь, планировщик задач.

Чтобы информация о вашей компании чаще попадала на глаза клиентам (имеющимся и потенциальным), начните с регулярного информирования общественности о трудовых подвигах и буднях. Если нет очевидного повода (День рождения компании еще не скоро), а составить толковый пресс-релиз по текущим событиям на фирме никто не может, возьмите за основу стенограмму еженедельного рабочего совещания. Вымарайте из него все, что, на ваш взгляд, составляет коммерческую тайну, после чего поручите секретарю переписать документ заново – грамотно и складно. Вполне возможно, что ваш секретарь, почувствовав вкус творческой работы, великолепно справится с этим сразу. Нет? Не отчаивайтесь: прочтите еще раз получившийся текст, беспощадно вычеркивая все лишнее и придавая документу некую логическую цельность и завершенность. Справились? Остается придумать заголовок – главное одной строкой, – и поставить дату. Позже мы еще раз и подробно рассмотрим процесс писания пресс-релизов, сейчас важно понять простое правило – не «заморачивайтесь»! Витиеватое письмо и эпатаж – это лишнее, информация в пресс-релизе должна быть изложена четко, ясно, даже скупо. Максимальный размер – страница, пол страницы! Ни к чему петь дифирамбы любимой фирме, славословить в адрес собственника и заигрывать с советом директоров – пусть потребитель вас оценит. Пресс-релиз – это только информация: правда – и ничего, кроме правды. Если вашему секретарю удастся эту правду еще и преподнести кратко и красиво – ему (ей) следует заслуженно увеличить зарплату.

Но мало сделать достойный пресс-релиз, его надо опубликовать. Специализированные агентства за «гарантированное размещение в СМИ» берут шальные деньги, но, если разобраться, кому оно нужно, это их «гарантированное размещение»? Если информация, которой вы хотите поделиться со всем миром, действительно стоящая, написана интересно, может, даже увлекательно, ваш пресс-релиз «с руками оторвут». Забудьте о «пальцеватых» гламурных газетах и журналах, требующих деньги за каждую строчку! В современном мире ничто не стоит дороже полезной и правдивой информации, а действительно популярные (читаемые!) издания, наоборот, за нее приплачивают!