Следует воздерживаться от критических высказываний по отношению к партнеру, его решениям и действиям, а также не стоит его напрасно хвалить или рассыпаться комплиментами, так как последнее зачастую может вызвать подозрительность и настороженность. Как уже писалось выше, не надо излишне эмоционально нагружать речь в процессе переговоров и излишне усложнять ее. Используйте простой понятный ясный нейтрально окрашенный язык, не стоит использовать эмоционально окрашенную лексику.

Для установления и развития контакта участник переговоров должен знать конкретные и надежные приемы, такие как обязательное приветствие, иметь приятный неброский внешний вид, выглядеть дружелюбным, улыбаться, обращение по имени (в российской культуре по имени и отчеству), выказывать уважение и внимание к участнику переговоров, использовать нейтральную и слегка позитивную речь, не увлекаться жестикуляцией, демонстрировать уверенность и понимание партнера, не спешить, придерживаться оптимального темпа ведения дела.

Серьезно затрудняют контакт следующие действия – демонстрация непонимания, равнодушие, жесткий тон, давление на участника или его игнорирование, спешка, суета, постоянное отвлечение, отсутствие приветствия и прямого, уважительного обращения к партнеру.

Стоит помнить, что при установлении контакта участники переговоров должны сохранять равенство позиций, например, или оба сидят или оба стоят, если в помещение заходит участник переговоров, то следует встать и пойти ему навстречу, что уравняет ваше положение и создаст ситуацию уважения. Любое неравенство положения партнеров разрушает отношения, которые выстраивают участники переговоров.

Установление контакта – важная часть переговоров, позволяющая существенно повысить качество переговорного процесса, но не единственная. После того как контакт установлен, следует переходить к следующему этапу переговоров – обмену информацией, к приему и передаче значимой информации.

Одна из ключевых задач переговорщика получить информацию по существу дела, причем наиболее точную, полную, адекватную. Но эта задача не из простых, так как при получении информации существуют факторы, которые могут серьезно повлиять на качество ее приема и передачи, а также ухудшить процесс коммуникации в целом. Можно говорить о внешних и внутренних факторах искажения информации в процессе переговоров.

Во-первых, чтобы получить информацию ее надо услышать. У каждого человека есть уникальные индивидуальные слуховые и интеллектуальные способности приема информации. Все люди обладают различной остротой слуха, что-то услышат, а что-то останется за рамками индивидуальных слуховых возможностей, то же можно сказать и об интеллектуальных способностях, которые так же являются мощным фильтром, связанным с возможностью понимания речи, у каждого человека глубина и широта понимания речи различна. Во-вторых, каждый человек обладает индивидуальными артикуляционными качествами, кто-то имеет хорошую дикцию и четко произносит слова и предложения, а кто-то глотает буквы, пропускает слова, недоговаривает окончания слов и опускает их или злоупотребляет отдельными речевыми связками, что серьезно влияет на процесс передачи информации.

Порой парадоксальным образом, участник переговоров невольно своими действиями провоцирует партнера передавать те сведения, которые он зачастую хочет услышать. Процесс этот естественный его результатом является подстраивание собеседников друг к другу в ущерб качеству передаваемой информации. Таким образом, в процессе передачи информации рассказчик вносит в нее довольно большое количество сведений личного характера, никак не связанных с делом. Этот феномен напоминает игру «сломанный телефон», которая демонстрирует, как каждый участник игры вносит большой индивидуальный вклад в информацию, снижая уровень объективности и точности в процессе передачи ее от человека к человеку.