Контракт такого типа может использоваться только при соблюдении следующих условий:

– требуемая работа не может быть ясно определена иным образом;

– требуемый уровень работы заранее установлен и согласован;

– существует достаточная уверенность в том, что задуманный результат не может быть достигнут меньшими усилиями, чем оговорено;

– цена контракта не превышает 150 000 долл., поскольку более высокая цена не санкционирована гл. контрактного отдела.

Во избежание значительных затрат средств и времени контрактным офицерам следует обращаться с запросами предложений лишь к организациям, обладающим технической квалификацией для выполнения исследований и разработок в соответствующей научной или технической области. Компетентному техническому персоналу следует рекомендовать потенциальные источники, которые представляются квалифицированными с учетом:

– характеристик выполнения подобной работы в настоящее время и в прошлом;

– профессионального престижа и репутации;

– относительного положения в определенной области деятельности;

– наличия или способности приобрести профессиональные и технические возможности, включая производственные мощности, требуемые для выполнения соответствующей работы;

– иных значимых факторов.

Если запрос предложений у всех источников, которые представляются квалифицированными, изначально практически не осуществим, требуется обращаться с запросом лишь к разумному числу источников, учитывая при этом интересы конкуренции.

В запросе должно быть указано, чтобы представляющие предложения описывали свой технический и управленческий подход, указывали технические неопределенности и предлагали разрешение любых неопределенностей. В запросе следует предлагать указывать в предложениях любую планируемую передачу научной или технической работы субподрядчикам.

В запросе может присутствовать требование структурировать предложения таким образом, чтобы упростить оценку технических частей техническим персоналом. Запрос и оценку предложений следует планировать так, чтобы минимизировать затраты подрядчиков и заказчика.

В запросах предложений следует указывать, какие факторы будут учитываться при определении наиболее технически компетентного, например:

– понимание претендентом объема и содержания работ;

– подход, предлагаемый для решения научных и технических задач, либо достоинство предлагаемых идей или концепций;

– наличие и компетентность опытного инженерного, научного или иного технического персонала;

– опыт претендента;

– имеющие отношение к делу новые идеи в соответствующей области знаний;

– доступность из какого-либо источника необходимого исследовательского, испытательного, лабораторного, ремонтного оборудования.

Помимо факторов, учитываемых при определении технической компетентности, контрактный офицер должен в соответствующих случаях учитывать управленческие способности (в том числе методы управления затратами), опыт и характеристики выполнения работы в прошлом, практику передачи работы субподрядчикам и любые иные значимые критерии оценки (например, неправдоподобно низкие суммы предполагаемых затрат в предложениях для контрактов с возмещением затрат или контрактов с фиксированной ценой и поощрительным вознаграждением). Хотя затраты или цена при нормальных условиях не являются решающим фактором при выборе подрядчика на выполнение исследований и разработок, их также следует учитывать, чтобы сделать выбор, позволяющий наилучшим образом удовлетворить потребности заказчика по справедливой и разумной цене.

Контрактному офицеру следует принимать необходимые меры, чтобы потенциальные исполнители полностью понимали подробное описание работы, в особенности даваемое заказчиком толкование технического задания. Если работа комплексная, контрактному офицеру следует обеспечить потенциальным исполнителям возможность давать комментарии в отношении деталей требований, указанных в техническом задании, графике контрактных работ и любых относящихся к этой работе спецификациях. Это может быть сделано в ходе предшествующей представлению предложений конференции