Таблица 12 – Шаблон реестра для ведения накладных расходов на проекте

Несмотря на то, что мы сталкиваемся с совещаниями ежедневно как с основной площадкой для принятия решений в работе, зачастую мы ловим себя на мысли, особенно на руководящих позициях, что на совещаниях мы «пропадаем» целый день, а объем работы только увеличивается. Причина этого в неэффективном проведении совещаний, которые превращаются в напрасную трату рабочего времени. В то же время после некоторых совещаний мы выходим с ощущением продвижения по обсуждаемому вопросу, которое часто сопровождается восхищением подготовкой к встрече навыками ключевых участников и модератора, их способностью четко выражать свои мысли и удерживать дискуссию в рамках темы встречи.

Причина описанного выше в разном уровне эффективности совещаний. «Эффективными» мы называем совещания, перед проведением которых организатор и участники понимают его цели и повестку, ожидания от них во время встречи, обладают необходимой информацией и контекстом для обсуждения намеченных вопросов. На «эффективное» совещание заранее приглашены люди, необходимые для принятия решений, и по его окончании участники уходят с принятыми ращениями и/или следующими шагами, необходимыми для продвижения по вопросам повестки, а для следующих шагов обозначены сроки и исполнители.

Если проведение эффективных совещаний – ключевой навык для построения карьеры и ежедневной работы в корпорации, консалтинге, при ведении собственного бизнеса, то как его развить? Ниже вы найдете несколько простых правил, которые помогут существенно повысить эффективность проводимых вами встреч, и особое внимание уделим подготовке как этапу, оказывающему критическое влияние на ход совещания и не зависящему от soft skills непосредственно на встрече. В то же время мы советуем уделить этой теме отдельное внимание и, по возможности, развивать навыки ведения переговоров, публичных выступлений и проведения презентаций на специализированных тренингах.

Для проведения эффективных совещаний:

Этап 1. Подготовка

Ваша роль на совещании:

·   Если вы организатор совещания, перед его назначением задайте себе вопрос: «В чем цель сбора участников встречи, с каким результатом я хочу выйти со встречи, чтобы считать ее успешной?» Продумайте и зафиксируйте в приглашении на совещание вопросы к обсуждению, решения по которым приведут вас к желаемой цели.

·   Если вас пригласили на совещание, подумайте о том, в обсуждении каких вопросов повестки вы можете принести ценность, а также какие вопросы являются принципиально важными для вас / вашего отдела / вашей компании. Проведите необходимую подготовку с коллегами или руководством для проработки вашей позиции на совещании.

Состав участников:

·   Для организаторов: ориентируясь на список вопросов к обсуждению, постарайтесь учесть участников от всех функций/отделов, чье согласование требуется для принятия решений по вопросам встречи. Это упражнение минимизирует необходимость повторных совещаний, повышает степень прозрачности процесса принятия решений для всех участников и, как следствие, доверия – никому не нравится узнавать о принятии решений и необходимости каких-либо действий / вложения ресурсов постфактум.

·   Для участников: если при получении приглашения вам не понятно, какая ваша роль на совещании, лучше уточнить у организатора цель приглашения вас на него – может быть, эффективнее будет приглашение другого участника по необходимому вопросу.

Сбор информации:

·   Для организаторов: соберите всю необходимую информацию для принятия решений на встрече, например, отчеты, предыдущие версии обсуждаемых документов, договоренности и пр. По возможности поделитесь материалами для обсуждения заранее, чтобы на встрече не тратить время на ознакомление. Если к встрече вам требуется дополнительная информация от кого-либо из участников, укажите это в приглашении на встречу и отдельно проговорите с участником, чтобы избежать недопониманий.