Рисунок 12 – Иллюстрация шаблона протокола встречи

Хорошей практикой оперативного планирования и приоритизации задач стал agile-подход, работа со спринтами и ежедневные стендапы. Это не дань моде, а реально работающий подход, который помогает минимизировать трудозатраты на формирование и поддержание планов работ в Excel. К тому же облачные технологии инструментов agile позволяют одновременно работать всем участникам и с любых устройств. Например, Trello, Jira, Yandex Tracker.

Подход использования готовых онлайн-решений прост и понятен:

Шаг 1:

из дорожной карты выделяются ключевые вехи с образом результата.

Шаг 2:

перед планированием первого спринта формируется перечень (backlog) задач, которые необходимо реализовать в рамках этой вехи. Это делается руководителем проекта совместно с руководителями модулей.

Шаг 3:

происходит планирование спринта. Максимальная длина спринта не должна превышать две недели, иначе теряется оперативность. Намечать планирование лучше на утро понедельника и обязательно проводить всей командой. Время на планирование: 60–90 минут. Подход простой: из backlog’а выбираются задачи, которые, по оценке рабочей группы, необходимо реализовать. При этом задачи на спринт формируются таким образом, чтобы каждая длилась не более двух-трех дней. В противном случае она должна декомпозироваться. У каждой задачи есть срок, ответственный и образ результата.

Шаг 4:

каждое утро в течение спринта (кроме выходных дней) проводятся стендапы продолжительностью не более 30 минут. Цель стендапа – отслеживать динамику, синхронизировать направления и своевременно реагировать на отклонения. На встречах обсуждается статус задач за прошлый день и задачи на текущий. Важно: на стендапе не обсуждается суть задач, так вы не сможете выдержать регламент времени, и остальные участники будут терять время. Для обсуждения сути в процессе стендапа назначается время и место. Также в backlog вносятся новые задачи, если таковые появились.

Шаг 5:

в конце спринта проводится «ретро». То есть подводятся итоги, обсуждаются ошибки, которые не позволили достичь результата и предлагаются способы их предотвращения.

Шаг 6:

повторение цикла до завершения вехи.

Важно внедрять практики ежедневного планирования с самого начала проекта, тогда легко будет приучить команду и собирать статистику по загрузке каждого ее члена.

Совет:

Вовлекайте в данный подход клиента или его рабочую группу. Прозрачность подхода и регулярность встреч дисциплинируют исполнителей.

Таблица 11 – Дневное планирование работ команды

Ведение накладных расходов во многих современных компаниях автоматизировано, либо выполняется ассистентом отделов и не представляет никакой сложности, однако зачастую эта задача ложится на руководителя проекта. В любом случае мы рекомендуем заранее начать вести отчетность по накладным расходам с первого дня проекта. Таким образом вы сэкономите себе время в будущем на согласовании отчетности с бухгалтерией компании-заказчика. Для упрощения управления накладными расходами во время реализации проекта создается файл, в котором отмечается наличие всех документов. Также, с первого дня проекта мы рекомендуем сохранять все отсканированные документы в папку «4.8. Административные документы (Administrative)», чтобы избежать проблем при составлении авансовых отчетов в конце проекта. Этот незначительный, на первый взгляд инструмент позволяет сэкономить время в будущем. Кроме того, когда команда большая, с использованием данного инструмента появляется возможность проводить внутренний бенчмаркинг по затратам проекта (см. Таблица 12).