Запрос информации по закупочной деятельности

Для проведения «анализа затрат» (spend analysis) в «стратегическом сорсинге» (SRM) используется следующий шаблон запроса информации:

Таблица 3 – Шаблон запроса информации для проведения анализа затрат

На основании собранных данных можно произвести следующий анализ:

• Анализ затрат в структуре общего бюджета закупок в разрезе стран, поставщиков, закупочных категорий и подкатегорий.

• Внутренний бенчмарк по одинаковым закупочным категориям в разрезе стран.

• Внешний бенчмарк по одинаковым закупочным категориям по поставщикам (если консультант обладает такой информацией).

• Прогноз затрат по категориям и подкатегориям.

• Анализ основных поставщиков компании по закупочным категориям.

• Определение потенциальных инициатив по закупочным категориям (экономия на масштабе и экономия на ассортименте, рамочные договоры, разовые закупки).

• Прогноз потенциальной экономии от закупочной деятельности по категориям затрат.

• Прогноз окончания контрактов, который позволит определить приоритеты реализации инициатив.

Только после проведения такой исследовательской работы можно проводить интервью на тему тестирования заранее подготовленных гипотез. До предоставления этих данных никакие дополнительные действия не требуются. В анализе эффективности бизнес-процессов функции закупок (скорость, трудозатраты) используются другие шаблоны запроса информации.

Запрос информации по эффективности управления персоналом

Для проведения анализа эффективности текущей организационной структуры применяется шаблон запроса информации. Шаблон заполняется информацией по функционалу (в строках), выполняемому сотрудниками отделов компании (в колонках). Функционал описан с разделением на планирование, контроль, оформление документации, совещания, выполнение работ по ключевой компетенции и управление отчетностью. На пересечении указывается оценочное время исполнения функционала в рабочих часах.

Таблица 4 – Шаблон запроса информации для выявления дублирования функционала

Из полученных данных можно сделать выводы о дублировании функционала между различными должностями и отделами. Также будут выделены и оценены трудозатраты на операции, не добавляющие ценности процессу, которые впоследствии можно автоматизировать, отдать в общий центр обслуживания, на аутсорсинг, и сосредоточиться на ключевых компетенциях.

Таблица 5 – Шаблон запроса информации для оценки эффекта от организационных изменений

Получив данные по ФОТ, можно оценить экономический эффект от примененных инициатив (см. Таблица 5).

Примеры применения этих и других шаблонов описаны в соответствующих разделах.

Для анализа эффективности логистики используются шаблоны:

Таблица 6 – Шаблон запроса информации для анализа складского хозяйства

Таблица 7 – Шаблон запроса информации для анализа транспортной логистики

Чтобы оценить эффективность управления запасами, необходимо сравнить идеальный уровень оборачиваемости запасов с текущим уровнем оборачиваемости. При этом на уровень запасов в цепи поставок оказывают влияние текущая структура цепочки поставок исследуемой компании, так и целевой уровень сервиса: где находятся поставщики, заводы, склады, клиенты и конечные покупатели готовой продукции.

Рисунок 8 – Иллюстрация цепочки поставок исследуемой компании

Поскольку размер страхового запаса зависит от целевого уровня сервиса обеспечения материалами или готовой продукцией своих клиентов, точности планирования потребности и надежности цепи поставок, необходимо запрашивать карту ключевых показателей эффективности управления запасами в динамике (см. Таблица 8). В зависимости от бизнес-модели и стратегии компании может различаться по категориям клиентов/по регионам покрытия/по группам материалов