Однако, если между двумя или несколькими договаривающимися государствами заключен договор, в котором содержатся положения, требующие определенных формальностей для удостоверения подписи, печати или штампа, Гаагская конвенция предусматривает исключения из этих положений лишь в том случае, если указанные в них формальности являются более строгими, чем формальность, предусмотренная в самой Конвенции.

Будучи упрощенной и унифицированной процедурой легализации документов, предусмотренной Гаагской конвенцией, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном скрепляемом с ним листе.

В правовом смысле апостиль представляет собой удостоверение юридической силы, дополнительно подтверждающее легитимность представленного документа в соответствии с международными нормами.

Сама же процедура удостоверения именуется апостилляцией.

С технической точки зрения удостоверение совершается путем проставления оттиска специального штампа с определенными Конвенцией формой и реквизитами на том документе, который представлен заинтересованным лицом.

Порядок проставления апостиля во всех странах установлен Конвенцией и единообразен. Напротив, органы, проставляющие его, могут быть разные.

Каждое государство назначает, с учетом их официальных функций, органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. Оно уведомляет об этом назначении, а также о любом изменении в назначении этих органов Министерство иностранных дел Нидерландов в момент сдачи на хранение своей ратификационной грамоты или грамоты о присоединении, или заявления о распространении действия.

Каждый из указанных органов должен вести книгу записей или картотеку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом:

– порядковый номер и дату проставления апостиля;

– фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в отношении неподписанных документов – орган, поставивший печать или штамп.

По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.

Правом проставлять апостиль в России наделен строго ограниченный круг государственных органов, а именно:

– органы юстиции субъектов Российской Федерации, органы юстиции администраций краев, областей, автономных образований, городов Москвы и Санкт-Петербурга на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов республики, края, области, округа, города, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке в той же республике, крае, области, округе, городе;

– органы записи актов гражданского состояния субъектов (республик) Российской Федерации, органы записи актов гражданского состояния краевых, областных, окружных центров, городов Москвы и Санкт-Петербурга на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих от упомянутых органов, а также подведомственных им органов записи актов гражданского состояния;

– отдел документально-справочной работы Федеральной архивной службы Российской Федерации на документах, выдаваемых органами управления архивами субъектов в составе Российской Федерации;

– Управление делами Генеральной прокуратуры Российской Федерации на документах, оформляемых по линии прокуратуры.

В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции 1961 г., отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, Правительство Российской Федерации предоставило Министерству образования Российской Федерации полномочия на проставление апостиля на официальных документах об образовании, выдаваемых в Российской Федерации