Статья 54 Консульского устава Азербайджанской республики, утвержденного Законом Азербайджанской республики от 8 февраля 1994 г. фиксирует, что органы Азербайджанской республики принимают документы и акты к рассмотрению лишь при наличии консульской легализации, если иное не предусмотрено законодательством Азербайджанской республики или международным договором, участниками которого являются Азербайджанская республика и государство пребывания.

Статья 347.4. ГПК Азербайджанской республики устанавливает, что документы усыновляемого ребенка, являющегося иностранным гражданином, должны быть легализованы в установленном порядке. После легализации они должны быть переведены на азербайджанский язык, а перевод должен быть заверен в нотариальном порядке.

Аналогичные нормы содержатся в нормативно-правовых актах многих государств. Следовательно, теперь необходимо рассмотреть национальные (российские) юридико-технические требования, которые предъявляются к легализуемым документам.

Документы и акты, подлежащие легализации, должны быть написаны ясно и четко, а упомянутые в документе или акте суммы и числа, номера и сроки обозначены прописью. Подписи должностных лиц, оттиски печати должны быть отчетливыми.

Пробелы на документах и актах следует прочеркивать. Поправки, приписки должны быть оговорены перед подписью лиц, подписавших документ, и повторены в легализационной надписи. Эти приписки и поправки делают так, чтобы все, ошибочно написанное, а затем исправленное или зачеркнутое, можно было прочесть в первоначальном виде. Если поправки, приписки сделаны в легализационной надписи, то они оговариваются и подписываются только должностным лицом, совершающим легализацию.

В тех случаях, когда для легализационной надписи нет места, она совершается на отдельном листе, который подшивается к документу или акту и скрепляется с последним печатью и подписью лица, совершающего легализацию. После того как должностное лицо убедилось, что в соответствии с требованиями документ или акт может быть легализован, на последнем листе делается надпись установленного образца.

Процесс легализации достаточно сложен и несовершенен. Документ, прошедший многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала.

Консульские учреждения ведут реестры по легализации документов, актов в соответствии с утвержденной формой. При этом необходимо учитывать перечень иностранных государств, с которыми Российская Федерация имеет соглашения, предусматривающие отказ от дипломатической легализации документов и отказ от легализации в целом, т. е. включая ее упрощенную форму.

В российском законодательстве установлено общее правило – прием органами государственной власти документов, составленных за границей, осуществляется только при условии их легализации органом Министерства иностранных дел Российской Федерации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации либо международным договором[88].

Международные договоры Российской Федерации с зарубежными государствами заключаются в соответствии с Конституцией и федеральными законами от имени Российской Федерации уполномоченными федеральными органами.

В случае расхождения закона и иного нормативного акта с международным договором, в котором участвует Российская Федерация, или с общепризнанными нормами международного права применяются правила, установленные этими нормами или договором.

В целях упрощения процесса признания иностранных документов 5 октября 1961 г. в Гааге (Нидерланды) была подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (далее – Гаагская конвенция)