В соответствии со ст. 55 Консульского устава Союза ССР, в консульских учреждениях функция по легализации документов и актов возлагается на консулов РФ.

Консул (англ, consul) – должностное лицо, назначенное в качестве постоянного представителя в каком-либо городе или районе другого государства для защиты юридических и экономических интересов своего государства и его граждан, выдачи паспортов и виз, ведения актов гражданского состояния, осуществления нотариальных функций, легализации документов и т. п.

Консульские должностные лица – любые лица, включая главу консульского учреждения, которым поручено выполнение консульских функций (генеральный консул, консул, вице-консул, консульский агент и секретарь консульского учреждения), а также лица, прикомандированные к консульским учреждениям для подготовки к службе в консульских учреждениях (стажер).

Государство, назначающее консула, снабжает его консульским патентом, удостоверяющим его личность и круг полномочий.

В настоящее время консульская практика знает два вида консульских учреждений: консульские отделы дипломатических представительств и самостоятельные (отдельные) консульские учреждения.

К самостоятельным консульским учреждениям относятся:

– генеральные консульства;

– консульства;

– вице-консульства;

– консульские агентства.

Консульские учреждения осуществляют свои функции в пределах консульских округов, которые представляют собой согласованные с государством пребывания районы территории этой страны.

Функции по консульской легализации выполняют:

– за границей – консульские учреждения Российской Федерации;

– в Российской Федерации – консульские учреждения Министерства иностранных дел Российской Федерации и дипломатические агентства МИД Российской Федерации.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и в надлежащих случаях печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве.

Консульская легализация подтверждает правомочность документов в международном общении.

Легализация производится в форме удостоверительной надписи консула на документах. Допускается принятие документов судебными органами без легализации, если это специально оговорено в законодательстве или в конкретных международных соглашениях.

Примером может служить Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам 1993 г. или Соглашение о международной регистрации знаков 1991 г.[79]

Согласно должностным инструкциям, консул Российской Федерации в государстве пребывания делает на документе специальную надпись, которая удостоверяет подлинность подписи должностного лица иностранного государства. Консульская легализация заключается не только в засвидетельствовании подлинности подписи, но и в удостоверении соответствия документов и актов законам государства пребывания.

Легализации не подлежат документы и акты, которые:

а) противоречат основам публичного порядка Российской Федерации;

б) могут по своему содержанию нанести вред интересам Российского государства;

в) оформлены с нарушением инструкций, регламентирующих оформление документов, предназначенных для использования за границей;

г) содержат сведения, порочащие честь и достоинство граждан.

Не могут быть легализованы также подлинники и копии следующих документов: российских паспортов, профсоюзных билетов, трудовых книжек, военных билетов, удостоверений личности, пенсионных книжек, характеристик, водительских прав, документов о принадлежности к вероисповеданию, о судимости после установления советской власти или реабилитации, о дореволюционных денежных вкладах, о дореволюционных имущественных отношениях, о владении имуществом на праве собственности после установления советской власти, если такое имущество не может быть в настоящее время предметом собственности отдельных лиц.