Работники, задействованные в управлении складскими запасами, обычно затрудняются решать такие задачи, поскольку задача повышения наличия позиций на складе и повышения эффективности оборота склада, при минимизации малооборачивающихся позиций и исключения излишнего количества позиций не решается просто. Такие специалисты должны стараться собирать информацию с разбитием ее на определенные периоды и совершенствовать методы контроля и управления складским запасом. Когда Вы не можете хорошо выполнять анализ движения позиций по складу, Вы должны применять общие методики, или методики, предлагаемые для своих запчастей компаниями-производителями, на основе устанавливаемого ими срока использования расходного оборудования, деталей, узлов, изделий, запчастей и ремкомплектов. Для того чтобы уменьшить до минимума количество малооборачиваемых складских позиций, такие акции, как возврат запчастей, выведение из складских позиций, переоценка и пр. являются обязательной частью работы.

Поскольку в работе отдела запчастей задействовано обычно несколько сотрудников, то тесное сотрудничество является обязательным и незаменимым для успешной работы. Чтобы достичь тесной и эффективной кооперации, необходимо, чтобы и сама работа была организована с высокой эффективностью.

Придавая высокое значение эффективности организации, каждый сотрудник должен иметь соответствующую функцию, быть наделен соответствующими полномочиями для выполнения его задач и необходимыми полномочиями, которые являются неотделимым дополнением к его ответственности за порученное дело. Это даст возможность каждому сотруднику посвятить свои силы работе и делать это эффективно.

Также для организации работы является важным, чтобы все задачи должны были верно распределены между персоналом. Все работы объединяются для выполнения единой цели посредством кооперации сотрудников и ориентации каждого вида работ на общие цели.

Так, например, дистрибьютор спецтехники должен иметь достаточно гибкую организационную структуру, которая может адаптироваться к изменениям на рынке, колебаниям рыночного спроса, действиям конкурентов, изменениям в социальных условиях и пр. Строительные машины, например, не могут производить более того, что они предназначены выполнять. Однако совершенно понятно, что для хорошо организованных отделов существуют резервы, и они способны выполнять значительно больше, чем сумма простых усилий отдельных работников. Достигается это за счет синергии их работы.

Важной обязанностью менеджера по запчастям является умение выстраивать такую организацию. В этом разделе мы попробуем оказать Вам некоторую помощь в понимании того, как можно было бы создать эффективную и гибкую организацию отдела по поставкам и продаже запчастей.

ОСНОВНЫЕ ФАКТОРЫ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СХЕМЫ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛЕЙ

Базовые цели отдела поставки и продажи запчастей состоят в следующем:

– поставка запчастей как можно быстрее,

– обеспечение постоянного наличия и доступности запчастей на складе,

– поддержание высокого уровня управления складским запасом.

Отделы должны быть способны наилучшим образом выполнять такие задачи. Для этого они интегрируют все виды деятельности в единую систему работы, служащую достижению указанных целей. Каждая общая цель затем переводится в отдельную цель для каждого сотрудника или группы сотрудников, и их выполнение является первостепенной задачей бизнеса.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОТЫ

Отдел должен формировать свою структуру с центром относительно главной функции, но не относительно отдельных сотрудников. Для этого необходимо классифицировать все элементы работы достаточно ясно, чтобы разделить работу соответствующим образом и обеспечить разработку и понимание персоналом эталонов и стандартов выполнения. Другими словами, все работы должны быть обозначены и проанализированы так, чтобы разъяснить как, каким образом, посредством каких процессов должен проводиться каждый вид работы. Следуя таким путем, работа может быть правильно распределена и персонализирована. Ниже мы хотели бы привести несколько рекомендаций.