Организация системы

Идеальным вариантом создания досье организации как части Корпоративной информационной системы предприятия было бы тотальное отслеживание всей информации по всем организациям. Но на практике подобная цель обычно недостижима в силу колоссальных затрат ресурсов на эту работу. Несмотря на наличие ряда рассмотренных выше программ и способов повышения эффективности работы маркетинговых подразделений предприятия, затраты все равно будут велики.

Поэтому дадим несколько рекомендаций, каким образом можно при оптимальных затратах обеспечить получение максимума информации о контрагентах:

1.      Сегментирование клиентской базы. Целесообразно все организации в базе разделить на несколько групп.

Первая группа – проводим все мероприятия по сбору информации в полном объеме. Сюда имеет смысл включить значимых конкурентов; значимых клиентов и значимых поставщиков. Критерии значимости каждая организация определяет для себя самостоятельно.

Вторая группа – в обязательном порядке вносим только ту информацию, которая отражает детали взаимоотношений с этими организациями: реквизиты компании, контактных лиц, структуру компании, контакты, все коммерческие документы. Целенаправленный сбор данных по данной компании не проводится. Сюда можно включить все организации, с которыми ведется хоть какая-то работа:

Третья группа – организации, с которыми работа не ведется или не велась в течение определенного времени. Это как потенциальные контрагенты, так и потерянные организации. Как только контакты с данной организацией начаты или возобновлены, она автоматически должна быть перенесена во вторую группу.

При этом нужно установить в качестве правила, что если появилась информация об организации, она обязательно должна попасть в Досье вне зависимости от того, к какой группе относится организация.

2.      Разграничение доступов. Сотрудники должны получать доступ к информации из досье контрагентов в пределах своей компетенции. Для этого наиболее оптимально использовать давно существующую и положительно зарекомендовавшую себя систему разграничения доступов, которую можно создать вне зависимости от варианта реализации досье.

3.      Структурирование информации в досье. Всю информацию, содержащуюся в досье, целесообразно структурировать таким образом, чтобы она не замедляла работу системы. Наличие дополнительной информации существенно усложняет работу с системой. Недаром часто встречаются советы вносить в карточку организации лишь минимум информации, а все прочее предоставлять по специальному запросу. Например, многие архивные данные можно выводить только в том случае, если пользователь запустит специальную процедуру поиска информации.