1.      Систематизированное хранилище информации отсутствует. Сведения фиксируются в блокнотах, разнообразных неструктурированных файлах, служебных записках, отчетах и пр. Минусы этой системы очевидны: консолидация данных требует массу времени; в случае увольнения сотрудника существенная часть информации теряется.

2.      Система папок, хранящихся на сервере, доступ к которым регламентирован.

Следует отметить, что по мере накопления информации поиск по таким папкам представляется делом сложным и неблагодарным в силу ряда причин:

•      Усложняется поиск;

•      Много информационного мусора;

•      Большой объем дисковой памяти, занимаемый данным архивом. Этот недостаток частично может быть преодолен архивированием данной информации специальными архиваторами, но поиск информации в таких архивах замедляется;

•      Один и тот же документ может иметь отношение к нескольким организациям, и его нужно либо копировать в папку каждой организации, либо размещать ссылки на данный документ во всех папках, в которых хранится досье на организацию.

Зачастую данный способ реализации досье остается единственно возможным для мелких и части средних организаций, не имеющих в своем штате специалистов по работе с СУБД, системами управления проектами и пр. Для повышения эффективности работы с данным хранилищем информации дадим несколько рекомендаций:

1.      В название папки должен в обязательном порядке входить ИНН организации – тогда папку можно будет легко найти, воспользовавшись штатным поиском Windows. К сожалению, штатный поиск Windows имеет ряд недостатков:

•      системы индексирования информации не предусмотрено, поэтому каждый раз поиск осуществляется заново;

•      нельзя использовать сложные условия поиска, поэтому в результате привносится много ненужной информации.

2.      Использовать программы, индексирующие информацию на компьютере пользователя и в локальной сети. Среди них можно назвать программы Google Desktop и Yandex Desktop: они ищут быстро, точно и с минимальным количеством мусора. Однако программу Google Desktop мы не рекомендуем использовать тем, для кого важна безопасность в Сети: согласно некоторым исследованиям программа передает на сервер Google какие-то зашифрованные данные, и как и кем они потом будут использоваться, неизвестно. Обе программы просты в освоении и совершенно бесплатны.

•      Использовать средства рубрикации найденной информации. Упомянутые выше программы не позволяют рубрицировать найденную ими информацию, однако можно написать скрипт, который будет это делать.

3.      Файловые архивы в программах управления проектами (планировщиках). Среди них можно отметить Outlook, Lotus Notes, Microsoft Project. В этом случае информация по каждой организации может храниться в архиве, который можно открыть, найдя соответствующую задачу в планировщике.

Однако и у такой системы хранения информации имеются недостатки: платность программ, малое количество обученных специалистов, сложность организации поиска информации в них. Это объективно, так как эти программы все-таки не являются СУБД.

4.      CRM, разработанные сторонними организациями. В настоящее время широкое распространение получили программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Во всех без исключения таких программах досье организации в той или иной мере реализовано. При выборе таких систем надо учесть ряд факторов:

•      Предусмотрено ли хранение в данных системах файлов перечисленных выше типов? Если нет, позволяют ли настройки программы это сделать?

•      Стоимость обслуживания программы. На первый взгляд, CRM – системы кажутся относительно недорогими, но на практике обслуживание их весьма недешево. Как правило, их нужно адаптировать под бизнес- процессы организации, добавлять различные обработки, создавать новые отчеты. Нужно учитывать также перспективы увеличения пользователей системы, а значит, и стоимость дополнительных лицензий.