Документы составляются в письменной форме. При этом Правила определяют, что порядок оформления и формы экспедитор ских документов утверждаются Министерством транспорта РФ. Приказ от 11 февраля 2008 г. № 23 Минтранса России содержит указанный порядок и определяет, что при заполнении форм учитываются особенности при перевозке грузов разными видами транспорта. Исполнение требований к документам и их заполнению обязательно как для экспедитора, так и для клиента.

1. Бланк «Поручение экспедитору» заполняется клиентом как на однократное выполнение экспедитором услуг, связанных с организацией перевозок грузов, так и на систематическое оказание таких услуг и должен содержать достоверные и полные данные о грузе в двух экземплярах (оригинал вручается экспедитору).

Бланк «Поручение экспедитору» содержит следующие строки:

строка 1 «Дата» – указывается дата выдачи поручения экспедитору;

строка 2 «Номер» – указывается номер, присвоенный поручению экспедитора клиентом;

строка 3 «Грузоотправитель» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;

строка 4 «Клиент» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;

строка 5 «Грузополучатель» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;

строка 6 «Экспедитор» – указываются полное фирменное наименование и местонахождение юридического лица; фамилия, имя, отчество и местожительство индивидуального предпринимателя;

строка 7 «Уведомить сторону о прибытии груза» – указывается отметка о необходимости уведомления грузоотправителя или клиента о прибытии груза (заполняется также в случае, если имеется необходимость известить о прибытии груза иное лицо, кроме грузополучателя, при этом указывается его фирменное наименование и местонахождение);

строка 8 «Страна происхождения груза» – указывается название страны, где был произведен груз;

строка 9 «Грузы, готовые к отправке, место, дата» – указываются наименование груза, точный адрес его нахождения, а также дата готовности груза к отгрузке;

строка 10 «Вид транспорта» – указывается вид транспорта, на котором предполагается осуществить перевозку груза;

строка 11 «Пункт назначения» – указывается адрес (пункт) доставки груза;

строка 12 «Страхование» – указываются номер и дата страхового полиса, полное фирменное наименование страховой компании (страховщика), местонахождение, а также формулировка условий страхования, касающихся конкретной отгрузки (заполняется по усмотрению клиента);

строка 13 «Товарный код» – указывается опознавательный номер груза, предназначенный для таможенных, транспортных и статистических целей;

строка 14 «Маркировка» – указывается маркировка груза в соответствии с законодательством Российской Федерации;

строка 15 «Количество мест, вид упаковки» – указывается количество грузовых мест, а также каким способом груз будет доставляться (насыпью, наливом, навалом, в ящиках, коробках и т. д.);

строка 16 «Вес брутто, нетто» – указывается вес груза с упаковкой и без нее;

строка 17 «Объем» – указывается объем груза;

строка 18 «Стоимость» – указывается стоимость груза в соответствии с платежными документами (заполняется по усмотрению клиента);

строка 19 «Размер упаковки» – указываются габариты каждой упаковки и ее вес;

строка 20 «Требуемые документы» – указывается перечень документов, приложенных к поручению экспедитора, необходимых для перевозки груза;