Уже позже я понимал, что руководство видит эти документы из года в год, из месяца в месяц, а я, естественно, не первый, кто допускает такие ошибки. Возможно, когда они сами были на моем месте, то допускали такие же ошибки, поэтому прекрасно знают, где, в каком месте наиболее вероятно искать и как проверить, есть ошибка или нет. Можно провести хорошую аналогию с пожарной безопасностью. Если вы строите здания или внутренние коммуникации, то вам может показаться, что с точки зрения требований пожарной безопасности исполнено, всё идеально и вы всё учили. Но опытный пожарник видел на своем веку тысячи помещений и знает, что в каком месте устроено не так: где высота неправильная, а где огнетушитель просроченный. Такой человек буквально за несколько минут найдет у вас нарушение. По итогам такого опыта работы и проверки моего руководства побудили меня выстроить системную работу над своими ошибками.

Краеугольным камнем этой работы стал принцип «Можно допустить миллион ошибок, но каждую только один раз». Поэтому допуская ошибку, я всегда запоминал ее и при выполнении этой или подобной задачи еще раз, особое внимание обращал на те места, где прошлый раз уже оступался. Это позволяло минимизировать самые типовые ошибки. Не зря говорят, что мудрый учится на чужих ошибках, умный учится на своих, а дурак не учится совсем. Очень хочется быть мудрым, но не всегда получается. Отсюда задача минимум – хотя бы не оказаться в дураках.

Став руководителем, я транслирую такой же принцип своим сотрудникам: «Не страшно, если вы допускаете ошибку, плохо если вы допускаете одну и ту же ошибку из раза в раз».

Не пренебрегай врагами: они первыми замечают твои ошибки.

Антисфен из Афин

Я уже рассказал о способностях руководителей, с которыми я работал, находить ошибки, недостатки, просчёты и просто ляпы на многостраничных документах и среди сложных расчётов. Это порой восхищало, порой удивляло, порой даже пугало. Как-будто все твои ходы и ошибки записаны наперёд и заранее кому-то известны. Но к сожалению или к счастью, каким бы талантом и профессионализмом не обладали мои коллеги по государственной службе, они не всесильны. Проверить всё просто нереально. Есть некоторые расчёты, по которым для того, чтобы проверить, правильно ли он сделан, нужно посчитать все с нуля.

Ярким примером является расчёт распределения дотаций на выравнивание бюджетной обеспеченности регионов. Расчет занимал более 30 страниц в Excel c тысячами цифр на каждом листе. А сумма распределяемых средств измерялась и измеряется сотнями миллиардов рублей. Ошибка в одной цифре или одной формуле может быть критичной как с точки зрения финансовых последствий, так и для репутации.

Поэтому чтобы быть уверенным в правильности расчёта, мы с моей коллегой считали параллельно в двух построенных с нуля файлах. Затем нас еще и проверяла специальная программа. Мы шли каждый по своему файлу, занося статистические данные шаг за шагом. Методика распределения дотаций утверждена постановлением Правительства РФ, расчеты идут строго по утвержденным формулам, а если расчетный файл построен правильно, то оставалось лишь внести новые данные и получить результат. Маневра вправо-влево особо и нет. Но с данными всегда что-то не так: то строка съедет, то знаки после запятой не все скопируются, то формула не протянется на все ячейки и т.д. и т.п. Поэтому после внесения данных мы с коллегой сверяли постранично каждый лист Excel.

Целевой результат – нулевое отклонение во всех ячейках листа до 15 знаков после запятой (больше Excel просто не считает). Шутки шутками, а отклонение на каком-нибудь 10 знаке после запятой могло дать миллионные отклонения по итогу. Помню, что в период настройки параллельной проверки мы специально вышли вдвоем на работу в субботу лишь для того, чтобы синхронизировать расчетные файлы друг друга в спокойной атмосфере. Чтобы уже в рабочие будни после получения данных оставалось их лишь технически перенести.