Итак, делопроизводство подразделяется на внутреннее и внешнее.

Внутреннее делопроизводство ведется, как можно догадаться из названия, внутри компании и представляет собой единую систему управленческой документации по всем вопросам деятельности компании. Внутреннее делопроизводство включает:

♦ управленческую документацию;

♦ финансовую документацию;

♦ бухгалтерскую документацию;

♦ кадровую документацию;

♦ производственную документацию;

♦ маркетинговую документацию;

♦ логистическую документацию;

♦ коммерческую документацию;

♦ документацию по качеству и сертификации продукции;

♦ документацию по управлению персоналом.

Внешнее делопроизводство частично входит в единую систему управленческой документации и ведется в силу необходимости поддержания контактов организации с внешней средой и информационного обмена между хозяйствующими субъектами, государственными и некоммерческими организациями. К нему относятся:

♦ переписка с контрагентами, партнерами, государственными структурами и гражданами;

♦ бухгалтерская отчетность;

♦ аудиторские заключения;

♦ маркетинговая и рекламная документация;

♦ коммерческая документация.

Делопроизводство, в свою очередь, подразделяется на обязательное и рекомендуемое.

Обязательное делопроизводство регламентируется нормативными актами различных государственных органов и является обязательным для ведения во всех учреждениях и организациях независимо от форм собственности и размеров. Отсутствие в компании документов обязательного делопроизводства может повлечь привлечение ответственных лиц к административной и уголовной ответственности. В работе службы персонала в большинстве случаев порядок ведения обязательного делопроизводства определяют следующие нормативные акты.

♦ Постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

♦ Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от 6 февраля 2004 г.).

♦ Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

♦ Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

♦ Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

♦ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст).

♦ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).

♦ Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

♦ ОК 009-2003 (введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст) (с изменениями и дополнениями 1/2005).

♦ Общероссийский классификатор управленческой документации.

♦ ОК 011-93 (ОКУД) (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

♦ Трудовой кодекс Российской Федерации.

Это далеко не полный перечень регламентирующих документов, распоряжений и постановлений.

Рекомендуемое делопроизводство может иметь любые размеры и содержать в себе все типы документации. Как правило, это локальные нормативные и регламентирующие акты, которые принимаются внутри организации с целью оптимизации и упорядочения деятельности по различным вопросам. Такими документами в сфере управления персоналом могут быть: