Представьте посетителей, у которых в руках холщовые сумки с нанесенным на них именами. Или именные рюкзаки. Или футболка, на которой крупно напечатано имя владельца. Теперь забыть имя собеседника просто невозможно. А сделать такие подарки не составит большого труда и затрат. Благодаря заблаговременной регистрации, вы уже будете знать имена участников и заранее поймете, какие сувениры и в каком количестве изготовить.
В качестве альтернативы можно использовать значки, бейсболки или козырьки от солнца, пончо, пледы, зонты, дождевики – все, что будет у участников на виду, чтобы помочь им поддерживать общение друг с другом. Выбор носителя будет зависеть от формата мероприятия и количества участников.
Если вы все равно делаете какие-то промо-сувениры на мероприятие, то почему не совместить их с пользой для нетворкинга ваших участников. Вы только добавите ценность этим подаркам.
Еще Дейл Карнеги в своей книге «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей» писал, что самое сладкое слово для человека – это его имя. Поэтому ваши именные сувениры будут иметь пролонгированный эффект. Такие сумки и футболки с именами будут носить еще долго после завершения мероприятия. Дав ценность участникам, вы тем самым еще и обеспечите длительную рекламу своей конференции или семинару.
Часть 2. Во время мероприятия
Пожалуй, самая важная работа по организации нетворкинга начинается на самом мероприятии. Именно здесь заводится самое больше количество контактов, а участники наиболее активны. Тут роль организатора в помощи установлении новых контактов неоценима. От того, как будет организован процесс знакомства участников, зависит качество нетворкинга. Существует множество вариантов организации нетворкинга на мероприятии. Какие-то инструменты больше подходят для одних мероприятий, какие-то для других. Задача организатора – выбрать наиболее подходящие, исходя из формата, темы мероприятия и особенностей участников.
Работающие инструменты нетворкинга на мероприятии
1. Подготовьте рабочие тетради с разделом для нетворкинга
Почти на каждой профессиональной конференции или семинаре участникам выдают рабочие тетради. Это помогает следить за программой мероприятия, знакомиться с дополнительной информацией, вести конспекты выступлений спикеров, отмечать инсайты и интересные мысли во время докладов. Но, к сожалению, мало кто из организаторов при разработке рабочих тетрадей уделяет внимание вопросам нетворкинга. Во многих тетрадях просто нет такого раздела.
Не стоит превращать рабочую тетрадь в арсенал всевозможных нетворкинг-инструментов, все-таки основная ее роль – учебная, но использовать некоторые из них будет полезно.
Один или два листа можно выделить для бланков визиток – на случай, если кто-то из участников забудет свои карточки дома или они закончатся у него в ходе конференции. Для таких бланков следует воспользоваться перфорацией, чтобы было легко отделять одну карточку от другой.
Разлинованные особым образом страницы для внесения контактов могут стать альтернативой для фиксации данных о новых знакомых. В качестве полей могут быть: имя, фамилия, компания, должность, контакты, содержание беседы, о чем договорились, дополнительные пометки. Могут быть и другие поля: «чем я могу быть полезен», «чем он может быть мне полезен».
На отдельном развороте можете разместить план деловой площадки и указать места, наиболее благоприятные для установления новых знакомств. Отметьте на карте зону нетворкинга, место для зарядки мобильных телефонов, переговорные, обеденный зал, буфет, зону кофе-брейка, места проведения нетворкинг-активностей (если такие у вас запланированы).