Предоставление отпусков регулируется главой 19 ТК РФ.

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка продолжительностью не менее 28 календарных дней. Замена отпуска денежной компенсацией не допускается. Заменить отпуск деньгами можно только в части, превышающей 28 календарных дней, например, если работник имеет право на дополнительный отпуск.

Работник может разделить отпуск на части, причем одна из частей не может быть меньше 14 дней. Другие же части отпуска работник согласовывает с работодателем.

Отпускные начисляются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Как же правильно оформлять отпуска?

Начать следует с составления графика отпусков. Обычно его составляют в ноябре месяце, но по законодательству он должен быть составлен не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Соответственно, в графике отпусков вы можете распланировать отпуска работников таким образом, чтобы они не накладывались друг на друга. При этом данный документ является обязательным как для работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

В целом, создание отпуска позволяет:

• заблаговременно спланировать работу отделов;

• оформить совмещение или совместительство;

• выплатить отпускные;

• контролировать своевременность предоставления отпусков.

Приведем пример заполнения графика отпусков.

Таким образом, отпуск предоставляется на основе графика отпусков.

Алгоритм предоставления отпуска следующий:

1. Необходимо уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). При этом форма уведомления не установлена законодательно, поэтому уведомление можно составить в свободной форме. Уведомлением сотрудника будет также считаться роспись в графике отпусков, можно ввести специальную графу в журнале извещения работников. Такой журнал можно завести в обычной тетради.

2. Обычно работник пишет заявление на предоставление отпуска, форма заявления также не предусмотрена законодательно.

3. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Приказ можно составить в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов или воспользоваться типовой формой – приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приведем пример приказа о предоставлении отпуска.

На основании приказа осуществляется оплата отпуска.

4. Оплата отпуска. Бухгалтерия начисляет отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Частой ошибкой является начисление отпускных во время отпуска. Отпускные начисляются исходя из среднего заработка.

В 2014 г. произошел ряд изменений в части расчета отпускных.

Во-первых, теперь сумма отпускных рассчитывается с учетом изменений в праздничных днях: 29,3.

Сумма отпускных теперь равна:

Средний заработок за 12 календарных месяцев: 12: 29,3 х количество дней (календарных, рабочих) отпуска.

Ранее применялся коэффициент 29,4.

Во-вторых, увеличена до 14 дней максимальная продолжительность отпусков без сохранения заработной платы, при превышении которых эти периоды не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

5. В личную карточку вносятся соответствующие данные о предоставлении отпуска.

6. В табеле учета рабочего времени указывается, что работник находится в отпуске. В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».