• Назначить встречи с учетом графика руководства и корректировать ежедневник генерального директора.

• Подготовиться к большим переговорам и плодотворному нетворкингу (установлению деловых связей).

• Подсчитать объем прямых и косвенных затрат на выставку.

• Определить среднюю норму прибыли и оборота на каждого нового клиента.

• Понять, какое количество клиентов необходимо, чтобы отбить инвестиции в выставку.

• Определить приблизительную конверсию (КПД) общего числа посетителей в клиентов.

• Разделить общий план по посетителям между менеджерами на все время работы выставки с учетом способностей и опыта каждого сотрудника.

• Составить ежедневные планы привлечения клиентов.

• Разработать и заказать недорогие маркетинговые материалы для распространения на стенде.

• Купить приемлемую «сувенирку» в большом количестве для обычных посетителей.

• Составить опросные листы для стендистов.

• Разработать форму отчета по каждому дню и сотруднику.

• Написать речовки установления контакта, презентаций фирмы, обработки возражений и ответов на часто задаваемые вопросы.

• Провести тренинг по снятию зажимов и ключевым навыкам работы на стенде.

• Организовать соревнование среди менеджеров на звание самого эффективного стендиста.

Мозговой штурм закончился поздно вечером. На завтра мы назначили совещание с отделом маркетинга по разработке мероприятий для привлечения потока посетителей на стенд. По домам расходились уставшие, но очень довольные…

Так я получил предложение войти в выставочную команду компании и стать ее экспотренером.

Нам дана возможность выбора, но не дано возможности избежать выбора.

Айн Рэнд

Итак, цели определены. Для участия осталось выбрать выставку или несколько. Но как это сделать? В России и на постсоветском пространстве проходят десятки отраслевых и сотни смежных мероприятий. Рекламный буклет любой выставки соблазняет принять участие именно в ней, и каждая из них претендует на ваш ограниченный бюджет. Как понять, в какой выставке надо участвовать, а в какой – нет?

Об этом у меня есть несколько историй…

В 2010 г. в Минске я принимал участие в выставке «Мир металла» в качестве коммерческого директора экспортной компании трубного завода. Я был удивлен тем, что нашим соседом по стенду стал художник – декоратор интерьеров. Его экспозиция казалась неуместной, не по адресу, так сказать. Я задал ему вопрос: «А вы, случаем, не ошиблись? Здесь же корпоративный формат для сектора B2B!»

Он ответил, что такого количества руководителей, владельцев бизнеса и просто богатых людей на выставке произведений искусства или в картинной галерее не увидишь. Он пришел сюда продавать, а не выставляться. И за четыре дня получил заказов больше, чем за месяц работы, и даже продал несколько арт-объектов за наличные прямо со стенда.

Этот предприимчивый декоратор использовал один из самых лучших способов выбора выставки. Он «плясал» от клиента. Художник понял, что на «Мир металла» соберутся обеспеченные люди, у которых есть дома, квартиры и офисы, то есть его целевая аудитория.

Подобный пример выбора формата по целевой аудитории мне довелось наблюдать и на гастрономическом фестивале в Великом Новгороде, который тоже можно считать выставкой-ярмаркой. Здесь на большой зеленой поляне расположились представительства кафе и ресторанов. Публика собралась приличная. Дорогие билеты отсекли неплатежеспособных зевак. Отовсюду доносились волшебные ароматы, шеф-повара заведений поражали эффектными мастер-классами… К своему удивлению и восторгу, среди участников кулинарного события я увидел строительную компанию, которая наравне с другими готовила свое блюдо – узбекский плов. Генеральный директор лично накладывал желающим порции из огромного казана и рассказывал, как правильно замачивать нут и сколько положить зиры.