Часто руководители делегируют обязанности владельцев ИТ-ресурсов подчиненным – своим заместителям или начальникам отделов, но не ниже.
Шаг 3. Создайте сводный перечень
Подготовьте сводный перечень ИТ-ресурсов и их владельцев. Подойдет таблица в Excel со следующими полями:
– Название ИТ-ресурса.
– Краткое описание.
– Владелец или его представитель.
– Контактное лицо из службы ИТ.
Шаг 4. Вовлекайте владельцев ИТ-ресурсов в контроль
Согласовывайте с владельцами ИТ-ресурсов такие работы, как предоставление доступа (практика №18), внесение изменений и сервисное обслуживание (практика №10) и тестирование доработок (практика №14). Подробнее об этом написано в соответствующих разделах.
Результат
Руководители подразделений больше доверяют ИТ-службе, т. к. без их ведома не вносится никаких изменений. Вместе с тем не каждый руководитель захочет брать на себя ответственность и контролировать закрепленные за ним ИТ-ресурсы: скинуть проблемы на службу ИТ куда проще. Если такое происходит, договаривайтесь через топ-менеджмент.
ПРИМЕР
Перечень ИТ-ресурсов и владельцев
ШПАРГАЛКА
Название практики
Определение владельцев ИТ-ресурсов.
Цель
Определить перечень пользователей, с которыми необходимо согласовывать предоставление доступа, внесение изменений, сервисное обслуживание и тестирование доработок в ИТ-ресурсах.
Частота
Обновление перечня ИТ-ресурсов и их владельцев: при кадровых изменениях, вводе или выводе из эксплуатации ИТ-ресурсов.
Участники
ИТ-служба – ведет перечень ИТ-ресурсов и их владельцев.
Топ-менеджмент —1 – берет на себя роль владельцев ИТ-ресурсов.
ГЛАВА 2. ЗАТРАТЫ И ЗАКУПКИ
Часто ИТ-затраты внезапны, а их структура непрозрачна. Чтобы сделать бюджет на ИТ предсказуемым, определитесь, на что тратить, и рассчитайте, сколько средств заложить. Для этого при планировании бюджета учтите прямые и косвенные расходы, заложите риски и распределите ИТ-затраты по подразделениям компании.
4. Учет совокупной стоимости владения (TCO)
ИТ-служба требует внезапных и больших трат, а у руководства складывается ощущение, что компания переплачивает за отдельные решения.
Часто ИТ-затраты выше, чем предполагается изначально:
– Купленное оборудование требует много денег на сервис и расходные материалы.
– Поддержка и лицензии на программное обеспечение оплачиваются ежегодно, а не всего один раз.
– Внедрение ИТ-системы отнимает много внутренних ресурсов, которые можно было бы использовать для других задач.
АЛГОРИТМ
При старте проектов или планировании закупок рассчитывайте и закладывайте в бюджет достаточное количество средств. Или отказывайтесь вовсе, если ожидаемые затраты слишком велики.
Шаг 1. Рассчитайте совокупную стоимость владения (TCO)
При планировании бюджета на проект или закупку рассчитайте совокупную стоимость владения (TCO, Total Cost of Ownership). TCO – это сумма прямых и косвенных затрат, связанных с проектом или закупкой, за фиксированный период. TCO рассчитывается на период от одного года до пяти лет.
Запросите у подрядчика коммерческое предложение с расчетом TCO – так вы получите базовое значение. Добавьте к этому значению затраты, которые не учел подрядчик. Используйте шпаргалку по типам затрат:
– Закупка оборудования.
– Лицензионные платежи.
– Разработка и консалтинг от внешних подрядчиков.
– Интеграция ИТ-систем в ваш ИТ-ландшафт.
– Установка и настройка оборудования и ИТ-систем.
– Поддержка, сервис и ремонты.
– Затраты на миграцию данных.
– Обучение.
– Наем новых сотрудников.
– Аренда.
– Расходные материалы.
– Другие платежи внешним подрядчикам.
– Затраты на вывод из эксплуатации действующих ИТ-систем.