– Трудоемкость. Сразу уточните у соответствующего представителя службы, на совещании группы ХАССП: сколько примерно составит длительность мероприятия, от чего этого зависит, какие факторы могут увеличить или ускорить процесс. Не планируйте в часах, минимальный срок выполнения, не менее одного рабочего дня. Но не стоит указывать и размытый срок, по типу – «август месяц». Указывайте всегда конкретные даты исполнения.

Например, если для подбора группы ХАССП и утверждения приказа требуется пять дней, а начать нужно с первого числа, тогда так и указывайте:

Пример заполнения плана внедрения ХАССП

5. Назначение конкретных исполнителей.

Никаких общих формулировок по типу: «группа ХАССП», отдел или служба. Всегда указывайте конкретную ФИО и должность ответственного. Это очень дисциплинирует персонал. Если требуется, чтобы работа выполнялась отделом, тогда в качестве исполнителя указывайте ФИО и должность руководителя данного отдела.

6. Расчет ресурсов

Сразу продумайте, что конкретно потребуется для выполнения мероприятия. Требуются ли денежные средства или дополнительный персонал. Возможно какое-нибудь оборудование или инструмент. Часто возникает необходимость во внешних услугах, например: лабораторные анализы, консалтинг или обучение и т. п.

В итоге, План внедрения должен принять следующий вид:

Пример заполнения плана внедрения ХАССП

7. Утверждение.

Дальше выполняются стандартные мероприятия по работе с документацией: согласование плана с ответственными; утверждение у высшего должностного лица; ознакомление с планом всех заинтересованных сотрудников.

Теперь необходимо решить, как именно будет выглядеть документация ХАССП.

Почему это важно?

В ближайшее время предстоит создать десятки разнообразных документов – от рабочих инструкций до технологических регламентов. Если это делать без точных требований, что получится в итоге? Кипа, не похожих друг на друга документов. Каждый отдел или участок, каждый отдельный человек будет писать так, как удобно именно ему или так как он уже умеет. Без скандалов не обойдется. Поверьте.

Изначально прописывая тип оформления документов – сразу устанавливаются и конкретные требования.

Например. Прописав требование по наличию в верхнем колонтитуле строки «Ред № …”, автоматически устанавливается требование с указанием редакции каждого документа.

Несколько рекомендации по составу и оформлению документации ХАССП:

1. Титульный лист должен содержать:

– Данные об утверждении документа: должность, ФИО и дата утверждения.

– Наименование документа и указание его типа: инструкция, положение, регламент и т. п.

– Реквизиты документа: дата / ФИО разработчика документа, номер редакции и т. п.

2. Типовое содержание документа:

– Раздел «Назначение и область применения», в которых прописывается: кто именно выполняет требования, зачем нужен этот документ и какие именно вопросы он отражает.

– Нормативные ссылки: на внешнею нормативную документацию и на внутренние регламенты.

– Термины и определения. А также наиболее часто употребляемые сокращения.

– Текст документа, который может делиться на главы, разделы и т. п. Их количество может быть любым.

– Формы записей. Если документ утверждает типовые записи, выделите их в табличном формате в самом конце документа, чтобы сразу можно было с ними ознакомиться.

3. Обязательные страницы.

– Список согласования.

– Список ознакомления.

Рекомендации по системе кодировки документов:

Рекомендуем разработать систему кодировки документации, по которой сразу можно определить к какому вопросу или участку относится документ.