• проверять истинность консенсуса, не конформизм ли за ним стоит;

• проверять, соответствует ли консенсус задаче.

Типичная структура сессии/встречи/совещания в бизнес-контексте включает в себя:

1. Открытие.

2. Три ключевых этапа:

a. анализ ситуации, прояснение;

b. создание поля решений, альтернатив и их оценка, отбор;

c. планирование действий, фиксация договоренностей.

3. Закрытие.

Этапы фасилитационной сессии так же важны, как и этапы любого производства, и ни один из них нельзя ни заменить, ни поменять местами, ни пропустить.

Например, если вы хотите испечь вкусные булочки, вам необходимо выстроить определенный процесс: взять качественные ингредиенты, смешать их в определенной последовательности – строго по рецепту французского кондитера, – запечь при правильной температуре и вовремя вытащить противень из духовки.

То же самое и с процессом обсуждения. Здесь наша задача – получить качественный результат, решение, которое соответствует поставленной задаче и которое будет реализовано правильно и вовремя.

Для начала нужно подумать об ингредиентах: с какой информацией мы войдем в это обсуждение, на основании каких данных его построим. Потом – как мы будем «готовить» это решение. И на каждом этапе мы должны фокусироваться на цели этапа: ведь именно так, получая на каждой стадии маленький результат, мы шаг за шагом идем к большому результату всей встречи.

Открытие необходимо начинать со светской болтовни: так проще всего проверить готовность команды коммуницировать «здесь и сейчас», а заодно и обозначить тему, цели, правила, условия работы, роль фасилитатора, регламент и ожидаемый результат. Мы должны создать рабочую атмосферу и замотивировать участников на активную работу, провести чек-ин – захватить внимание каждого присутствующего, заинтересовать его проблемой, которую собираемся решить, вовлечь в обсуждение.

На этом этапе участникам и ведущему очень важно сонастроиться друг на друга и на тему. Нужно установить контакт, тогда разговор пойдет гораздо легче.

Именно на этапе открытия особенно важна фокусировка группы, хотя поддерживать ее необходимо до конца сессии. Задача фасилитатора – обозначить в самом начале сессии план, маршрут, по которому пойдет группа, а после избегать отхождения от него.

Рекомендация:

На следующей сессии задайте участникам такой вопрос на этапе открытия: «Что должно произойти, чтобы сессия для вас была максимально успешна?» или «Какая поддержка вам нужна от ведущего и других участников, чтобы эта встреча была максимально эффективной?».

Участники, отвечая на этот вопрос всегда выдают интересные идеи, сами вводят дополнительные правила (отключить телефоны, убрать ноутбуки и прочее). Кстати, за соблюдением правил тоже должны следить сами участники.

Три ключевых этапа сессии:

Анализ ситуации, прояснение. На первом этапе необходимо найти ответы на основные вопросы (в контексте темы): «Почему мы здесь?», «Какие у нас задачи/трудности/проблемы?», «Какие факты, информация у нас имеются?», «На какие вопросы нам важно сейчас ответить?». Затем сформулировать проблему, которой сейчас хотим заняться. Возможно, определить критерии, по которым будем оценивать идеи.

Важно не торопить группу переходить как можно скорее к практическим решениям, нужно дать людям созреть, обменяться мнениями, кому-то что-то дополнительно объяснить, провести анализ. Именно этап прояснения помогает выровнять информационное поле, дает возможность договориться команде о том, где она сейчас, сформулировать общее отношение к обсуждаемому вопросу.

Например, довольно часто сессии проводят, чтобы выяснить, а как все-таки выполнить планы, которые были намечены, но почему-то не реализованы. И в таких случаях надо сначала понять, а почему же их не выполнили: были поставлены слишком амбициозные задачи или необходимые ресурсы не были выделены?