Фасилитатор начинает создавать доверительную и открытую среду обсуждения для вовлечения каждого участника еще во время подготовки к сессии, выявляет у заказчика запрос, помогает точнее его сформулировать, уточняет целевую аудиторию, заключает контракт с заказчиком (неважно, письменно или устно).

Здесь под контрактом мы имеем в виду четкие договоренности о том, для чего эта сессия, какой формат проведения подразумевается, какой результат планируем получить в финале.

Фасилитатору необходимо добиться того, чтобы цель сессии была понятна всем, чтобы каждый осознавал, для чего все собрались и какую проблему нужно решить. Если люди принимают смысл происходящего, то они вовлечены, а если нет, то они начинают саботировать сессию или включать выученную беспомощность. Поэтому работа с целью очень важна.

Опытный фасилитатор обязательно подтвердит контракт с группой: проверит, насколько актуальны участникам заданные цели, важны ли для них намеченные вопросы. Иногда бывает, что взгляды руководителя и команды не сходятся в том, что считать по-настоящему больной темой: лидер планировал обсудить амбиции на будущее в трехлетней перспективе, а участники настаивают на важности более актуальной проблемы – сложностях при выполнении годового плана.

В таком случае ведущий может провести переконтрактинг – передоговориться о том, что для всех присутствующих станет целью сессии или, возможно, какого-то ее фрагмента.

Так зачем же нам нужно формировать открытую среду для обсуждений? Чтобы люди не боялись обозначать проблемы, хотели высказывать свое мнение и вместе искать решение, работали на общие цели.

У фасилитатора есть навыки и инструменты, которые можно и нужно использовать для создания открытого диалога и вовлечения всех участников.

Во-первых, ему необходимо придерживаться максимально уважительной позиции ко всем участникам, мы об этом уже говорили в предыдущих главах.

Во-вторых, важно следовать принципу безоценочности и следить за тем, чтобы его же придерживались руководитель и группа.

В-третьих, фасилитатору необходимо быть «санитаром сессии»: мгновенно пресекать малейший переход на личности, не допускать разжигание личностного конфликта.

В-четвертых, надо самому сфокусироваться на теме и целях сессии и всячески способствовать фокусировке на них группы.

В-пятых, по возможности фасилитатору нужно стремиться к выравниванию статуса участников обсуждения. Напоминать, что одинаково важно мнение каждого члена команды. Именно поэтому следует обеспечить каждому участнику возможность высказаться и проявиться.

В-шестых, с самого начала необходимо установить общие правила обсуждения и совместной работы. В ходе сессии можно вводить дополнительные правила, необходимые именно вашей группе и процессу, если это требуется.

Введенные правила – это то, на что фасилитатор может опираться во время встречи. Именно они помогают управлять процессом обсуждения и делать его конструктивным, а также помогают участникам влиять на обсуждение и чувствовать себя более свободно. Естественно, важно эти правила согласовать с группой.

Варианты правил, которые помогают управлять динамикой и процессом сессии/встречи/совещания:

• Каждый говорит за себя

Это значит, что не нужно обобщать. Например, если участник устал или хочет сделать перерыв, то он должен сказать: «Ну, я устал, ребят». То есть должен говорить за себя, а не высказывать предположение, что все устали.

• Один микрофон

Если кто-то поднял руку и говорит, значит, вся группа его слушает. Участники не пытаются говорить одновременно и не устраивают «базар