Меня достаточно часто спрашивают о том, есть ли какая-то форма служебной записки, оформляемой ответственным за расходование статей бюджетов, с ходатайством об их увеличении в процессе работы (исполнения утвержденных ранее бюджетов).

Как и в случае с форматами бюджетов и аналитической запиской, подготавливаемой к бюджетам, какой-то типовой формы подобной записки не существует. Опять-таки нужно отметить, что форма может быть любая. Главное – содержание.

В содержание служебной записки по увеличению расходов как минимум должно быть следующее:

причина (обоснование) увеличения расходов;

предложения на будущее по устранению (или минимизации влияния) данной причины.

Без этих двух позиций такие заявки приниматься не должны.

При этом нужно учитывать, что, как правило, все «ответственные товарищи» в качестве причин увеличения затрат будут указывать форс-мажор, хотя в большинстве случаев это либо кривое планирование (или учет) или «косяки» в работе.

Поэтому и предложения должны быть связаны или с улучшением системы бюджетирования (в данном случае улучшения планирования и управленческого учета) или повышением эффективности работы самих объектов бюджетирования (бизнес-процессов, проектов, центров финансовой ответственности).

Во многих компаниях внедрение системы бюджетирования сводится к разработке форм бюджетов.

Ко мне достаточно часто обращаются именно с такой постановкой задачи. Формулируется она примерно так: «Разработайте нам правильные формы бюджетов, чтобы у нас заработала система бюджетирования». Причем это просят сделать за пару недель или за месяц.

И на моих семинарах по бюджетированию и управленческому учету то и дело спрашивают о том нет ли у нас каких-то стандартных форм бюджетов, которые можно было бы взять за основу и использовать практически сразу же. Правда, нужно отметить, что подобные вопросы могут задавать только в начале семинаров, т.к. к концу всем уже становится очевидна, мягко говоря, некорректность постановки такого вопроса.

На самом деле формы, конечно, можно разработать и их даже будут как-то заполнять, но никакого отношения к системе бюджетирования весь этот, с позволения сказать, процесс иметь не будет.

У многих нет понимания, что бюджетирование – это система управления, а не процесс заполнения форм (см. главу «Бюджетирование и управленческий учет: навороченный калькулятор или система управления» во втором разделе книги).

В очередной раз нужно констатировать тот факт, что наличие в компании составленных бюджетов не является критерием того, что в компании действует система бюджетирования. Система бюджетирования должна обеспечить управляемость, которая может измеряться величиной план-фактных отклонений стратегических показателей компании. Подробнее об этом можно прочитать в следующе главе. Разработка форм – это, конечно же, важное дело, но далеко не единственное и не самое главное.

Помимо бюджетных форм нужно будет разработать финансовую модель бюджетирования (методику наполнения данных форм), регламент бюджетирования (процедуру составления бюджетов, оперативного и план-фактного контроля бюджетов, а также анализа их исполнения), финансовую структуру компании (систему ответственности за исполнение бюджетов) и т. д.

То есть если не будет создан сам механизм бюджетного управления, то толку от бюджетных форм никакого не будет. Кстати, на разработку и внедрение такого механизма уйдет гораздо больше времени, чем пара недель или месяц.

Тем не менее, нужно отметить, что и к разработке форм бюджетов и управленческих отчетов нужно подойти очень ответственно. На самом деле нужно будет не просто разработать формы, но и финансовую модель бюджетирования (см.