Преимущества BPMN как системы:

– способность детализировать сложные процессы на уровне подмоделей, обеспечивая ясность;

– гибкость: диаграммы могут быть обновлены и интегрированы с использованием совместимых инструментов;

– удобство коммуникации между аналитиками, техническими разработчиками и менеджерами.

Это делает BPMN не только мощным инструментом, но и важной частью стандартизации, способствующей повышению эффективности и конкурентоспособности компании.

Проблемы стандартизации

Безусловно, как только в компании происходят изменения, даже направленные в лучшую сторону, то могут возникнуть сложности, без решения которых невозможно выстроить процессы.

1. Сопротивление сотрудников. Некоторые сотрудники считают внедрение стандартов ненужной бюрократией. Например, продавец может видеть в новом скрипте продаж ограничение своей креативности. Рекомендации по решению:

– провести разъяснительные беседы о выгодах стандартизации;

– привлечение сотрудников к разработке стандартов, что даст чувство значимости;

– организовать тренинги, показывая, как стандарты упрощают задачи.

2. Излишняя бюрократия, когда внедрение слишком детализированных стандартов тормозит выполнение задач. Например, на одобрение простого заказа требуется подпись нескольких начальников. Рекомендации по решению:

– оптимизация процессов, удаление ненужных этапов;

– внедрение цифровых инструментов, чтобы автоматизировать процесс проверки и согласования.

3. Сложность адаптации. Стандарты, перенятые у других компаний, могут не учитывать специфику бизнеса. Например, заимствование моделей работы из IT в производственной компании вызывает путаницу в другой сфере. Рекомендации по решению:

– провести аудит перед внедрением стандартов;

– тестировать стандарты на ограниченных участках, прежде чем применять их везде.

4. Затраты на внедрение. Создание стандартов требует финансовых вложений на экспертов, обучение и IT-инфраструктуру. Например, малый бизнес может посчитать внедрение стандартов затратным. Рекомендации по решению:

– разделить процесс внедрения на этапы, чтобы распределить затраты;

– использовать доступные инструменты – бесплатные или недорогие программы для документирования процессов.

5. Потеря гибкости. Избыточная стандартизация мешает инновациям. Например, регламент, запрещающий несогласованные инициативы, лишает сотрудников мотивации. Рекомендации по решению:

– установить «зону гибкости», где сотрудники могут предлагать улучшения;

– ввести понятие временных стандартов, которые тестируются в реальной работе.

6. Неактуальные стандарты – устаревшие нормы. Например, стандарт, предполагающий ведение бумажного документооборота, тормозит работу в эпоху цифровизации. Рекомендации по решению:

– создать систему пересмотра стандартов с определенной периодичностью;

– назначить ответственное лицо за мониторинг актуальности норм.

Соблюдение стандартов должно быть не догмой, а инструментом. Главное – учитывать специфику компании, проводить регулярный пересмотр норм и заботиться о вовлеченности сотрудников.

«Пытаться управлять проектами без проектного управления – это как пытаться играть в футбол без плана игры»

Карен Тейт, президент и основатель The Griffin Tate Group

Автоматизация бизнес-процессов – один из способов сокращения расходов в компаниях. Программам, сервисам, искусственному интеллекту передают решать те задачи, которые не требуют постоянного участия человека. С одной стороны, это повышает производительность труда, с другой – мотивирует сотрудников, ведь у них освобождается время на более ответственную, интересную и лучше оплачиваемую работу.