Еще важный момент, коллеги!

При создании и ведении рабочей папки (или тетради) менеджера, обязательно (!) руководствуйтесь принципом от IT-шников: «самый лучший носитель – бумага».

И еще одним: на случай смерти сотрудника (тут пример, конечно, мрачный, но имеет место быть) ладно еще в крупных корпорациях, но в мелких бизнесах – это атас! Начиная от того, что очень теплый контакт менеджера с Клиентом может держать на плаву весь бизнес; заканчивая тем, (не знаете что ли?!) как увольняются сотрудники: ушел в 18.00, а наутро не вышел. И на звонки не отвечает.

Ладно, если забухал, еще можно подъехать, что-то выяснить. А если, обиду затая, просто ушел?

Так вот. В 17.30 я все останавливал, и каждую опрашивал, что сделано, и что на завтра. Корректировал, дополнял.

Так однажды и вышло. Ну, причина была реально уважительной. Наутро одной нет и не отвечает на телефон. Я беру ее папку. В числе прочего, вижу запись: «Клиент, номер тлф, созвон в 10.00». Набрал сам, созвонились, все ок. В общем, на этапе создания, весь офис должен быть на коротком поводке.

И, уместно сказать, чем больше бумаги – тем чище *опа.

В смысле, вся-вся-вся менеджерская работа, так или иначе, заканчивается документом. Вот вы и увидите, работали они день или нет. Даже черновик по холодным звонкам весь перечерканный и сто раз обведенный разными маркерами – это предельно серьезный документ.

Ну так вот. Что мы там «погнали»? …))).

Общая задача (не ограниченная сроком) была – наработать циклическую систему. Один – закупает, другой – продает.

И по кругу: деньги и документы. Но был и этап ввода всего этого. В первую неделю задача закупщику была:

– уяснить, как это идет системно; на нее же возложили рекламу – постоянный созвон с редакциями районных газет;

– каков итог всего этого «идет», т.е. – заархивированный документ (с подписью об оплате);

– собрать всех поставщиков в папку, оформить договора и дополнительные соглашения, свериться по ситуации на текущий момент.

В первую неделю задача продажнику была такая же:

– собрать всех Клиентов в папку, оформить договора, допсоглашения (коммерческие условия), свериться (забегая вперед, скажу, что сверяясь, мы дебиторки нарыли на 0,5 миллиона рублей), чем знатно удивили босса; «удивили» и в хорошем и плохом смысле: полмульта еще придет – чем не радость? и «как это я столько пропустил??»

– договориться о «касаниях» в каждый день или неделю, обрисовать еще раз порядок заказов) – в этой системной круговерти выделить время под поиск новых Клиентов;

Все это у нас получилось. Далее, настал май.

Сезон пошел!

Тут, уважаемый читатель, логичный переход. Одна сотрудница уходит. Сейчас, со стороны прошедших лет, я вижу, что ее уход и инициировал наши изменения в изменениях. Но был он очень кстати и Вам советую, если занимаетесь подобным. Закупки за неделю были, в основном, от 4х поставщиков. И происходили примерно один раз в неделю. Так что на работу с ними у офиса уходило примерно работы час в день, даже с занесением документов.

Мы реорганизовались вот как.

С утра девочка обзванивает «юриков», которых по плану нужно обзвонить. Пристегивает собранные за сутки заявки от «физиков». Все это мы вместе складываем в машину: оформляем накладные на каждого и маршрутный лист – водителю. В районе обеда шеф подъезжает, анализирует-корректирует, и утверждает. Я все это отдаю водителю, он к вечеру едет грузиться. Чтобы с утра выехать. Наутро, после планерки на производстве, я сообщаю менеджеру об изменениях в отправке. Она тут же обзванивает всех Клиентов, все со всеми подтверждает, и, машина пошла.