Табл. 2. Матричная структура отдела (левая часть)

Табл. 3. Матричная структура отдела (правая часть)

Табл. 4. Доли сотрудников в затратах времени на отдельный проект

Табл. 5. Затраты времени сотрудником по различным проектам

Табл. 6. Доля проекта в общем временном ресурсе

Табл. 7. Точное планирование ресурсов

времени по функциям и сотрудникам

Разделение работы отдела на проекты может идти по различным категориям, техническим и творческим, по направлениям в зависимости от типов продаваемой рекламы, к примеру, макетная (площадная) реклама, рекламные статьи, Classified (строчная реклама), рубричная (частных объявлений). Деление может происходить по рынкам, регионам и так далее.

По колонке матрицы легко составить основу для официально утверждаемых должностных обязанностей (стр.), по строке – увидеть слабые места проекта, увидеть недостаточность внимания тем или иным вопросам.

Внедрение может пройти ряд этапов, прежде чем действительность приблизится к нарисованным квадратам:

– руководителю подготовить и раздать персоналу на месяц матрицу без временных лимитов как в и, но в то же время самому спланировать затраты времени в часах;

– потребовать от сотрудников понедельный отчет затрат времени в часах или в процентах, причем с начала внедрения и на весь период использования матричной структуры;

– в течение 1—2 недель проводить анализ соответствия отчетов своему плану, корректировка плана и работы сотрудников на уровне поручений для сближения плана и факта;

– на 1—2 недели раздать доработанные дополнительные матрицы с процентными временными требованиями () и попросить сотрудников «соответствовать» им, а коллег помогать друг дугу с фиксированием фактических затрат времени;

– проанализировать полученные данные, доработать и раздать матрицу с конкретными временными требованиями ();

– осуществлять выборочный контроль, скорее замер, времени на предмет соответствия отчетных цифр реальности.

На этапах планирования и изменения структуры затраты времени очень сложно подсчитывать, но необходимо. Без четкого определения лимита времени на различные функции отдельного сотрудника может оказаться, что самостоятельное распределение времени может привести к чрезмерному вниманию к одной работе в ущерб не менее, а то и более важного дела. В тоже время, разделив задачи в рамках одной функции на несколько человек, может оказаться, что конструктор не собирается в одно целое или на определенные проекты тратиться неоправданно много или наоборот мало времени.

Участие руководителя службы необходимо во всех группах, где-то желательно эпизодически для поддержания уровня навыков, а где-то обязательно при решении крупных проблем и ведения переговоров с крупными клиентами по крупным заказам и с руководителями крупных предприятий. Последнее особо важно для обеспечения высокого уровня общения с человеком того требующего (по должности). В данном случае вообще стоит рассмотреть вопрос переименования должности типа «руководитель отдела» в «заместитель генерального директора/редактора по маркетингу» или что-то в этом духе. Это позволит спокойно открывать двери самых больших руководителей в случае необходимости, не говоря уже о дверях с табличкой типа «Рекламным агентам не входить!»

Участие в группах управления и заказа самого младшего сотрудника не только способствует лучшему восприятию содержания технических работ и готовит будущего «бойца», но и позволяет последнему развиваться и чувствовать перспективу роста.

В то время как вертикальная блочная структура меняется относительно редко и закладывает некие стратегические основы, горизонтальная матричная может меняться с необходимой периодичностью, например, раз в неделю или месяц. Все зависит от изменения работы отдела из-за изменившихся обстоятельств. Структура не будет «работать», если руководитель станет статистом, т. е. редактировать матрицу после того как сотрудники самоорганизуются под новые обстоятельства. Структура будет «работать» на доход только в тех случаях, когда руководителю удастся ее внедрить так, чтобы внося изменения в матрицу, менялась и работа отдела. Только в этом случае удастся эффективно наращивать работу все новыми и новыми проектами и гибко адаптироваться к изменчивой среде. В последствии не потребуется это детально и четко записывать, будет достаточно кратких записей или устных распоряжений.